Circular no.004 de 2003 del archivo general de la nación

TALLER – SEMINARIO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
Programa: Tecnólogo en Gestión del Talento Humano
Instructora: Nuria Gómez Franco
Fecha: Febrero 6 de 2012
Integrantes: (Deisis Moreno, Dayana Acosta, keiri guardo, jira enriquez, Andy Narváez.)
* Para trabajar en equipos de trabajo de máximo 5 estudiantes. Una vez hayan leído y socializado la Circular No.004 de 2003 del Archivo General de laNación, teniendo en cuenta el fundamento legal citado en la circular, las pautas para la organización de las historias laborales a tener en cuenta son:
Desarrollo
DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVISTICO: de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionariosadministrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
¨ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
OBLIGATORIO: Para el efecto, dentro de los criteriostécnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
* Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
* Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
* Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo ocontrato de trabajo
* Documentos de identificación
* Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
* Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
* Acta de posesión
* Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
* Certificado de Antecedentes Fiscales
* Certificado de Antecedentes Disciplinarios
* Declaración deBienes y Rentas
* Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
* Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
* Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa,suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
* Evaluación del Desempeño
* Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
PROPIEDAD Y CUSTODIA: las entidades deberánestablecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.
Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
Las oficinasresponsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.
CARACTERISTICAS: Los documentos de cada Historia Laboralestén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La...