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Qué hacer y qué evitar para mejorar la comunicación

Hacer
- Explicar los términos técnicos que se empleen.
- Emplear el nombre de la persona y la palabra mágica: “tú” o “usted”.
- Emplear diagramas, gráficas e ilustraciones.
- Utilizar el método periodístico. Decir de lo que se hablará, hablar y decirles de lo que se habló.
- Emplear ideas, oraciones y párrafos cortos.Evitar
- Emplear palabras extensas, ambiguas o no muy empleadas cuando hay otras más cortas, precisas y de empleo común.
- Si la comunicación es oral, expresarse con respeto; si es escrita, preferir el empleo de la tercera persona.


Preparación de una presentación

- Decidir si se empleará un libreto completo o si se hará uso solo de encabezados; por ejemplo, en tarjetanumeradas para actuar como apuntadores o recordatorios.
- Si se emplea un libreto completo, hablar en frases, palabras y párrafos cortos.
- Conocer siempre palabra por palabra la introducción y la conclusión de la presentación.
- Asegurarse de explicar los términos técnicos que se emplean. Evitar perderse en detalles,
- Ensayar con las notas y ayudas visuales.
- Los mejoresensayos son en voz alta.
- Antes de comenzar la presentación, respirar con profundidad y relajarse.
- Inspeccionar de antemano el salón o lugar para asegurarse que todas las instalaciones que se requieren están funcionando en forma adecuada.
- Imaginar que se está haciendo la presentación y que esta es un gran éxito.


Realizar una presentación

- Practicar algunasinhalaciones profundas desde la región abdominal antes de comenzar para relajar cualquier tensión que pueda haber.
- No tener prisa para comenzar. Hacerlo demuestra nerviosismo.
- Ponerse de pie en posición erecta y relajada. Equilibrar el peso del cuerpo en ambos pies.
- Conocer la introducción y la conclusión de manera que se pueda expresarlas mientras sostiene contacto visual con elpúblico.
- Dejar que las manos se expresen de forma natural. Evitar gestos incoherentes. Los ademanes expansivos indican una personalidad abierta.
- Emplear la pausa ocasional. Cambiar la velocidad oral y acentuar palabras clave con objeto de evitar una presentación monótona.
- No enterrar la cabeza en las notas. Familiarizarse con ellas por medio de ensayos para mantener el máximocontacto visual co el público.
- Mirar a cada persona del público. Al hacer esto, dejar que los ojos descansen en él durante algunos segundos cada vez que se les observa.


Las ayudas visuales

- Pueden ser recortes de periódicos, libros o revistas, gráficas de pastel, mapas, diagramas, gráficas de barra, flujogramas, tablas, caricaturas, modelos estadísticos o de funcionamiento,transparencias, objetos relevantes, entre otros.
- Evitar el empleo de una ayuda escrita demasiado detallada o amontonada. Emplear pocas palabras, fáciles de ver y leer a distancia.
- Al preparar y ensayar la presentación, enlazar las ayudas visuales y la manera exacta de utilizarlas.
- Mantener las ayudas visuales fuera de la vista hasta que se esté listo para emplearlas.
- Evitar darla espalda al público al emplear las ayudas visuales.
- Quedarse un momento en silencio para permitir al público leer una transparencia o diapositiva antes de comentarla.
- Las ayudas visuales pueden distraer al público, así que se deben guardar una vez que se terminó de utilizarlas.




El cierre de una presentación


- Resumir los puntos principales; por ejemplo: “hemosvisto (1)… (2)… (3)… Estas, por tanto, son las razones por las que…”
- Finalizar con una cita relevante.
- Relatar una historia relevante que resuma el mensaje.
- Lanzar una pregunta que genere cuestionamiento en el público.
- Escribir o mencionar tres o cuatro palabras que funcionen como resumen de presentación.
- Emplear alguna palabra o palabras de cortesía o...