Clases de archivos

CLASES DE ARCHIVOS

1) Por su organización.

* Generales o Centralizados. Archivo único, una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

* Descentralizado o parciales: Por dependencias o departamentos: es el que funciona repartido entre las diferentes dependenciasde la entidad.

Estos a su vez pueden ser:

* Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
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* Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.



Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sinoque se complementan entre sí.

2) Según el grado o frecuencia de utilización:

* Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

* Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto Representan el cambio de los documentos en intervalos determinados (unoo dos veces por año), para su conservación y consulta esporádica u ocasional.

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FUNDAMENTACIÓN
FUNDAMENTACIÓN
CONCEPTOS Y
CONCEPTOS Y
PROCESOS
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
ARCHIVISTICOS
* Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.


KÁRDEX MUEBLE

Antiguamente KARDEX eraconocido como un mueble con diferentes gavetas que permitía el acomodo y clasificación de las tarjetas físicas de almacén que son donde verdaderamente se registraba y controla la mercancía, desde que aparecieron los sistema computarizados o virtuales donde no existía información física (cartones donde escribíamos), este término no perdió vigencia, y aun en la actualidad se entiende como KARDEX aun sistema de control de inventarios no necesariamente definido, sino que debe ser adoptado por una empresa brindando una amplia gama de soluciones de almacenamiento, clasificación y puesta a disposición que se realicen de manera automatizadas.


Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina quepermita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cadatarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo. Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías consta de las siguientes partes:

* Encabezamiento:

* Fecha en que se efectúa la transacción.
* Descripcióndel movimiento de acuerdo con el soporte.
* Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.

* Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo.

* Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancíavendida, las devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida.

* Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.

* Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías.

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