clasficiacion de archivos

CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACION
Estimados aprendices:
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las
empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la
clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del
archivo según la función y el uso . En activo, semiactivo e inactivo.ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es
consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede
estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigenci a anterior,
cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también
CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de
la información, lacual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al
archivo semiactivos.
ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituído
por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales,
fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor
frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un
60%. Su fuente es elarchivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar
evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación
permanente o eliminación.
ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la
que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente
archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,
informaciónque puede ser útil para la ciencia, la hist oria o la cultura de un
país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa.
Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos
archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Otra de las variables que definen laclasificación del archivo, es la
ORGANIZACION que la empresa opte (elija) para el manejo de la información
que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCE NTRALIZADA CON
CONTROL CENTRAL.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la
información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta
organización necesariamente supone también una centralización del reciboy
despacho de la correspondencia.

El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la
tramitación de los documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un
buen servicio de consulta.
VENTAJAS: Un archivo centralizado tiene entre otra s, las siguientes ventajas:
Cuenta con personal especializado
y puede controlar la duplicidad de documentos
y Economiza tiempoy espacio
y Racionaliza la adquisición de materiales y equipos
y La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada
y Facilita la unificación del sistema de archivo.
TIENE ALGUNA DESVENTAJA? Una de las mayores dificultadas de este sistema
radica en la pérdida de tiempo que ocasiona la consulta de la información por
parte de las dependencias, porque en muchos casos es necesariodesplazarse
al archivo central a recoger y dejar información, en calidad de préstamo, por
ser información activa. Se puede incurrir además en el riesgo de fijar
demasiado control para el préstamo de los documentos. Requiere también de
personal técnicamente calificado para el manejo y control de los procesos de
correspondencia y archivo.
y

SEGUN LA ORGANIZACION
DESCENTRALIZADO.

TAMBIEN

SECLASIFICAN

EN

ARCHIVO

Un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es
responsable de recibir, despa char, archivar y conservar la documentación que a
ella le compete, bien sea producida o recibida.
Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización, se requiere una
definición precisa del flujo de la información y, lo que es aún más importante,
de una...