Clasificación De La Correspondencia

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
El método empleado en el manejo de la correspondencia de entrada varía de acuerdo con el giro y la magnitud de la empresa.

CLASIFICACION
Previamente a la apertura, siempre que se pueda distinguir su contenido mediante la lectura del sobre, la correspondencia se puede clasificar en:
• Personal o confidencial.
• General.
• Factura y estados de cuenta.
•Periódicos y revistas.
• Circulares, anuncios y propaganda.
PERSONAL O CONFIDENCIAL
La asistente o secretaria deberá preguntar al jefe si desea que abra este tipo de cartas. Se aconseja no abrir correspondencia que venga escrita a mano, ya que se sobreentiende que es personal.
GENERAL.
En toda oficina, la correspondencia general determina la actividad diaria; por tanto, deberá atenderse inmediatamente,cuidando los siguientes puntos:
a) Al abrir la correspondencia procure no cortar el contenido con el abre cartas.
b) Asegúrese de no dejar anexo alguno dentro de los sobres.
c) Engrape los anexos a la carta recibida.
d) Si la carta indica que los anexos vienen en sobre por separado, anótelo en la carpeta de seguimiento correspondiente, para asegurarse de no olvidarlo.
e) Si al abrir lacorrespondencia observa que la secretaria del remitente no envió los anexos, llame inmediatamente, escriba una carta o envié un fax señalando dicha omisión.
f) Compruebe si la carta trae la dirección del remitente; si no, engrape el sobre de la carta.
g) Feche y selle de recibido.
h) Clasifique la correponde4ncia.
i) Registre la correspondencia.
En lo que se refiere a la correspondencia general,esta puede se de tres tipos:
LA QUE DEBE ATENDER EL JEFE
Este tipo de correspondencia se debe colocar sobre el escritorio de jefe antes de que el llegue a la oficina, o bien, fijar una hora del dia para hacerlo. Además se debe considerar lo siguiente:
a) Anexar a la carta todos los antecedentes que pudieran facilitar los trámites o la contestación.
b) Mecanografiar las cartas que lleguenescritas a mano, que no sean personales, para facilitar su lectura.
c) Jerarquizar la correspondencia, es decir dar prioridad a las más importantes.
d) Destacar los párrafos importantes con un marcador de color o escribir notas al reverso, para que el jefe no pierda tiempo.
e) Incluir un borrador con los datos que debe contener la contestación, para ahorrar tiempo al jefe.
LA QUE PUEDE ATENDER UNATERCERA PERSONA
Cuando un jefe tenga que turnar una carta a otra persona para que esta se encargue de la respuesta, se empleara un volante de acción requerida, en donde el anotara las indicaciones que el caso demande. Si son varias las personas que leerán o atenderán la correspondencia se usara un volante de ruta.











FACTURAS Y ESTADOS DE CUENTA
Este tipo de correspondenciadeberá atenderse con eficiencia para evitar afectar el crédito de la empresa o del jefe. Se hará una relación de los pagos fijos mensuales, así como de las fechas límite para su liquidación, y se guardara una copia de la carpeta de seguimiento correspondiente, lo cual permitirá a la secretaria recordar oportunamente los compromisos.

PERIÓDICOS Y REVISTAS
Seleccione los periódicos y revistas dela preferencia del jefe, des envuélvalos y colóqueles en una carpeta especial rotulada con el nombre: periódicos y revistas. El decidirá si los lee en la oficina o si se los lleva a casa.

CIRCULARES ANUNCIOS Y PROPAGANDA
Actualmente la utilización del correo para la venta directa de un producto o servicio es muy común, ya que el tiempo es insuficiente para que un proveedor visite o informepersonalmente a todos los posibles clientes. no tire esta correspondencia sin antes revisarla; podría tratarse de información importante para la empresa y el jefe.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA EN AUSENCIA DEL JEFE
Existen ocho puntos clave para manejar eficientemente la correspondencia en ausencia del jefe; los cuales son:
1. Si su jefe acostumbra llamar por teléfono para enterarse de lo que...