CLASIFICACI N Y ORDENACI N DE LOS DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo enel desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
2. Clasificación dedocumentos:
2.1Clasificación Alfabética: Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal por la cual se establecen unas normas de clasificación.
Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar.EJEMPLO:
Nombre a ordenar
Palabra principal :1”apellido
Juan Molina Díaz
Ayuso Gómez Rafael
Rafael Ayuso Gómez
Molina Díaz Juan
Nombre a ordenar
Palabra principal: Tema
Facturas 2009
Clientes 2009
Clientes 2009
Facturas 2009
Inventario 2009
Inventario 2009
2.1.2 Onomástico La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos porlapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final.
Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrés
CASCANTEPEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ URREGO, José

2.2 Clasificación Geográfica: En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente nombre: autonomía, provincia, municipio, calle y por último el nombre. Este tipo de ordenación puedebasarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a lasGobernaciones

- Amazonas
-Arauca
- Boyacá
- Cauca
-Cesar
-Guajira
-Putumayo
- Valle del Cauca
Clasificación por materias: Los documentos se agrupan en función del tema que traten. Entendido por materia, una determinada característica común a todos los documentos.
Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:2.3.1. Orden alfabético
2.3.2 Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando alguno de los siguientes criterios:
. Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de cada materia otro número.
. Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones se representaran por una letra o número que se agregue el primercomponente.

2.3 Clasificación cronológica: Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento, la de creación, etc.
Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:
-Meses
-Quincenas
-Semanas
-Días

Ejemplo: Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las...