clasificacion de archivo
Páginas: 2 (307 palabras)
Publicado: 5 de abril de 2013
PRINCIPIOS DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS
PARA UN ARCHIVO DE GESTION
En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto másevidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos,se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manerala fácil, sencilla y oportuna.
1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO:
Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual sededique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.
A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razónsocial de las instituciones con quienes se tienen relaciones.
B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistema suponeuna definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntosque se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse alfabética o numéricamente.
C. Geográfico: Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: países, estados, ciudades, zonas y otras.Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional.
Su base de ordenación es la división geográfica partiendo de lasuperior, País o Estado; la siguiente división serán los Departamentos, ciudades, distritos, zonas o barrios y, por último, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, según sea el caso.
PARA UN ARCHIVO DE GESTION
En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto másevidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos,se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manerala fácil, sencilla y oportuna.
1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO:
Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual sededique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.
A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razónsocial de las instituciones con quienes se tienen relaciones.
B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistema suponeuna definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntosque se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse alfabética o numéricamente.
C. Geográfico: Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: países, estados, ciudades, zonas y otras.Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional.
Su base de ordenación es la división geográfica partiendo de lasuperior, País o Estado; la siguiente división serán los Departamentos, ciudades, distritos, zonas o barrios y, por último, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, según sea el caso.
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.