CLASIFICACION DE ARCHIVOS

Páginas: 7 (1571 palabras) Publicado: 18 de abril de 2015
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.
ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultadapermanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos. 
ARCHIVOSEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de estainformación para decidir su conservación permanente o eliminación. 
ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa opte (elija) para el manejo de la información quepuede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CONCONTROL CENTRAL. 
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.
Funciones de un archivista
Coordina y controla la recepción de ladocumentación.
Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
Recibe material para archivar.
Clasifica el material para archivar.
Codifica el material para archivar, de acuerdo al código establecido.
Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
Efectúa la lectura de los documentos a archivar.
Archiva en los expedientes correspondientes losdocumentos recibidos.
Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores.
Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado.
Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación.
Participa en el diseño y ejecución de instrumentostécnicos.
Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de vencimiento.
Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
Actualiza el Thesauro en términos claves.
Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad.
Vela por el cumplimiento delos reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.
Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.
Opera un microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades...
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