clasificacion de documentos

CÓMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS. RESUMEN CÓMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS. RESUMEN
La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos,
tiene como objeto lalocalización rápida y efectiva de la información buscada, así como
garantizar la conservación de los documentos.
La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o
asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia
cronológica, alfabética o numérica dentrode cada grupo y situarlo físicamente en el
espacio.
Clasificar, como ya se ha apuntado, consiste en agrupar los documentos bajo conceptos,
que, en nuestro caso, reflejan las funciones generales ylas actividades concretas de la
Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica. De esta manera, se agrupan por
separado los documentos académicos, los documentos de personal, losdocumentos
económicos, etc.
La identificación y la agrupacacion de la documentacion se llevan a cabo el cuadro de clasificacion de la ula.
El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar lasdiferentes funciones y actividades
de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más
generales hasta los más concretos.
El primer nivel corresponde a lascategorías. En la UAL coexisten dos categorías de
documentos: los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a
cualquier organismo, y los documentos de gestión de actividades específicas,que
corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la Universidad, la
investigación, el estudio y la docencia.
Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), quecorresponden a las funciones
que desempeña la Universidad.
Cada una de estas clases, se divide en subclases (tercer nivel), que se relacionan con las
subfunciones y éstas, a su vez, agrupan las...