Clasificacion De Los Documentos

Ciclo del documento:
Momento de gestión o pre archivo.
1. Planeación:
a) información
b) soporte y
c) recorrido del documento
2. Elaboración:
a) Normatización: Se basa en las leyes
b)Normalización: Se basa en la administración y la parte técnica.
3. Tramitación: El acto administrativo que marca este momento es la firma. (Ejemplo: documento en trámite o sin firma).
Momento intermedio:1. Vigencia: Conocido como la duración del documento, si este es de carácter informativo pierde vigencia apenas se conozca la información, también cuando se vence el plazo, por disposición legal,cuando aparece un nuevo documento o por desaparecer el físico (objeto del documento).
2. Plazo precaucional: plazo en que se retiene el documento por determinado momento para cumplir con requisitoslegales o porque el documento es el soporte de otro documento.
Este plazo termina por disposición legal o por tabla de retención documental.
Momento permanente:
Los documentos de carácter históricopolítico, económico, se guardan también por disposición legal o porque forman parte del patrimonio institucional además se habla de un cuarto momento en que los documentos debido a su carácter pasa aformar parte de los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio
Ejemplo para el ejercicio 2
A) La empresa sacó 2 comunicados uno donde se anuncia que personas se van a contratardirectamente con la empresa y otro donde se anuncia la celebración del día de las madres.
Debido a que los dos documentos son de carácter informativo y solo le interesa a los empleados sean deplanta o temporales se catalogan como informativos y solo se conservaran por un tiempo en la parte administrativa de la empresa.
B) La historia clínica del señor Jorge Eliecer Gaitán tuvo su momento devigencia cuando él era político famoso luego se conservó por disposiciones legales y ahora es un documento histórico bajo custodia, mi exjefe de archivo tiene una caja fuerte donde conserva algunos...