Clasificacion de un documento

CLASIFICACION DE UN DOCUMENTO
La clasificación consiste en distribuir, según un orden, la documentación que posee la empresa.
1. Acceder con facilidad y rapidez a la información.
2. Facilitarel control de la documentación.
3. Cumplir con las exigencias legales.
Normas de clasificación
1. Seleccionar un orden de clasificación que sea fácil de comprender y de manejar por aquellas personasque han de trabajar con él.
2. La clasificación debe estar en consonancia con nuestras necesidades.
3. La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.
Los fines u objetivos que sepersiguen con una buena clasificación de los documentos, los podemos concretar en los siguientes:
1. Acceder a la información con facilidad y rapidez.
2. Facilitar el control de la información.
3.Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
• ALFABÉTICA.
Los documentos se archivan según el orden determinado por las letras delalfabeto y los números.
Se toma como base el nombre de la persona o de la empresa a la que hace referencia el documento.
Es el sistema de clasificación más empleado.
• NUMÉRICA
Se asignancódigos de números correlativos a los distintos documentos.
La ordenación por ÚLTIMO DÍGITO es un método donde los números se agrupan de dos en dos dígitos y se leen de derecha a izquierda
•GEOGRÁFICA
Los documentos se archivan en función de un área geográfica: país, región, sucursales, etc. Es especialmente aplicable a oficinas de exportación, oficinas de ventas, oficinas deservicios.
• TEMÁTICA
Los documentos son archivados basándose en los asuntos que los caracterizan.
Los documentos relativos a asuntos específicos se clasificarán alfabéticamente, numéricamente, ocronológicamente.
• CRONOLÓGICA
Se ordenan los documentos según una fecha.
Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben o se emiten, fecha de vencimiento, etc.
• MIXTA
Es...