Clasificacion documental

CLASIFICACION
Conjunto de procesos destinado a la organización de archivos tendientes a recuperar y conservar la información contenida en los documentos.
CLASIFICACIONORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ORDENACION
DESCRIPCION
DEFINICION: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cadaagrupación documental (fondo, sección subsección), de acuerdo con la estructura Orgánico-Funcional de la Entidad.
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta laestructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución lo largo de su gestión.
PROCEDENCIA
CLASIFICAR IDENTIFICAR ESTRUCTURA
FUNCIONESCLASIFICACION SEGÚN LA ESTRUCTURA
ORGANICO – FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANICA: Son los documentos que se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, por ende, deben ser agrupados de tal maneraque reflejen el soporte de la organización. Estos datos son necesarios para codificar las dependencias y series documentales que le corresponden a cada una.
ESTRUCTURA FUNCIONAL : Las funcionesdeterminan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados acada dependencia.
FUNCIONES COMUNES Y ESPECIFICAS: COMUNES: Son las funciones genéricas de cualquier entidad. Como: personal, contabilidad, sistemas, almacén, etc. ESPECIFICAS: Desarrollan la misiónde la entidad y constituyen su razón de ser. Área técnica.
CLASIFICACION SEGÚN
EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Permite saber quien produce los documentos (las divisiones administrativas) y por querazón lo hace (por asignación de funciones). El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad por unidades o dependencias que cumplan funciones definidas con responsabilidades...