Clasificacion y archivo

CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO
1. Establezca la diferencia entre la clasificación numérica y alfabética.
R. Existe diferencias en la clasificación de los archivos:

a) Clasificación alfabética: Es el sistema de distribución de los nombres según el orden alfabético. La clasificación primordial se realiza dividiendo el nombre individual por sus silabas, siendo la primera, la más importante, perovigilando el orden correlativo de cada letra. Agotada la clasificación silábica, se emplea la distribución por nombres enteros y si se trata de personas, por el primer apellido completo y siguiendo el orden alfabético a partir del segundo apellido.

b) Clasificación numérica: Este sistema clasifica todo el material mediante números progresivos asignados a cada carpeta, ofreciendo la ventaja de unalectura más rápida y fácil de comprender a primera vista. Es un proceso de clasificación indirecta. Es el más indicado para despachos oficiales, secciones administrativas o similares.


2. Explique la clasificación por orden geográfico, cronológico y por materias.
R. Clasificación por orden geográfico: Es el sistema seguido por quienes deben llevar el control y la marcha de sussucursales. Es el método más apropiado para unas oficinas centrales que cuenten con sucursales, tanto dentro como fuera de la misma ciudad de su residencia.
Clasificación por orden cronológico: Este sistema reclama la distribución de los documentos de acuerdo con las fecha de cada uno de ellos, partiendo de la base de su emisión o de su recepción. Como “Grupos principales” se consideran los doce mesesdel año y, dentro de cada uno de ellos, se establecen las secciones constituidas por los días. La aplicación de las clasificaciones cronológicas se reserva normalmente para fines especiales de documentos financieros.
Clasificación por materias: Es la distribución de los documentos, según los asuntos de que tratan. Ello obliga a subrayar dichos asuntos dentro del escrito general, a fin defacilitar su control. En tales casos, en vez de clasificar los nombres se ordenan los conceptos, como: Exportaciones, comercio exterior, mayoristas, etc. En estas clasificaciones puede ser de gran utilidad la aplicación del “sistema Dewey”, a base de ordenar las distribuciones en grupos de 10, empezando por el cero. También puede emplearse el llamado “sistema diccionario”, en el que cada referencia seclasifica por su letra respectiva.


3. ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartografías, planos y gráficos?.
R. Clasificación de dibujos y cartografías: Su clasificación y archivo puede hacerse por los distintos sistemas alfabético-numérico, numérico, por asuntos, por símbolos o mixtos. Su archivo depende de sus medidas, ultrapasan las medidas tradicionales, es preferible acomodar un mueble oarmario con diversos estantes para su archivo y entonces la clasificación se detalla mediante títulos adheridos al margen más visible o clasificados en un índice adosado al margen de su situación. En la parte posterior no útil del grafico se anota debidamente el orden correlativo que le corresponde en el archivo. Si ambas caras son útiles, en la cara anterior se pegará una diminuta etiqueta dondeconsten los datos de su clasificación y lugar correspondiente en el orden del archivo.
Clasificación de planos y gráficos: Cuando deba archivar muchos planos o gráficos, se debe tener en cuenta que se trata de grandes hojas, unas plegadas de modo especial y otras enrolladas. Para archivarlas de modo eficiente para su control y rápido servicio existen varios procedimientos. El más usual es elíndice numérico.

4. ¿Qué es el archivo y la archivística?
R. El archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a...