Clasificacion y ordenacion de documentos en un archivo

PRINCIPIOS DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS
PARA UN ARCHIVO DE GESTION

En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto más evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos gruposestablecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manera la fácil, sencilla y oportuna.

1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO:

Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual sededique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.

A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razón social de las instituciones con quienes se tienen relaciones.

B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistemasupone una definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntos que se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse alfabética o numéricamente.

C. Geográfico: Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: países, estados, ciudades, zonas y otras.Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional.

Su base de ordenación es la división geográfica partiendo de la superior, País o Estado; la siguiente división serán los Departamentos, ciudades, distritos, zonas o barrios y, por último, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, según sea el caso.

Eneste sistema de ordenación es indirecto, porque es necesario elaborar simultáneamente un tarjetero para facilitar la consulta ( debido a que se desconoce la ubicación de una región; se posee el nombre de un cliente pero no se sabe su procedencia, no se conoce o no se recuerda una dirección de un corresponsal ) Las Tarjetas se preparan con el nombre, dirección y región de los clientes oproveedores y se ordenan alfabéticamente.

CRITERIOS COMUNES A LA ODENACION ALFABETICA EN GENERAL.

* Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación., Se incluyen las abreviaturas. Ejemplo:

* Para la ordenación de nombres de personas naturales, se considera primera unidad, el primer apellido, Ejemplo:

Algunos autores consideran los dos apellidoscomo la primera unidad y los nombres, cuando son dos o más, como la segunda unidad.-

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que la distinga como por ejemplo, el título académico, cédula de ciudadanía, dirección, teléfono, u otra unidad.-

2. SISTEMA DE ORDEN ALFABETICO NOMINATIVO

A. Nombres de personas:

Las preposiciones y prefijosque anteceden a los nombres y apellidos se consideran como si se escribieran unidas. Ejemplo: D´ aleman, Mc Graw,
La Torre, De los Ríos. Para su ordenación se alfabetizan como si fuera una sola unidad.-

B. Nombres de mujeres casada:

Cuando los apellidos aparecen antecedidos de la partícula de (casada), la unidad de ordenación es el apellido paterno o de soltera. Cuandoéste no se conoce, se ordenará por el apellido de casada y la partícula de, irá al final Ejemplo:

B. Apellidos únicos:

Se escribirá primero que el de otra persona que tiene dos. Ejemplo

C. Los Grados académicos, nobiliarios y militares

No se consideran unidad de ordenación, en consecuencia no se tienen en cuenta al alfabetizar.

Solo en caso de...