CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS.

CLASIFICACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS DE ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS.






APRENDIZ: JULIÁN RICARDO CONSUEGRA RESTREPO.
TUTOR: BORIS BRANDO BULLA TOBAR








SENA
TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL 837326
COLOMBIA
2014
INTRODCUCCIÓNEl siguiente trabajo se llevo a cabo teniendo en cuenta los conociemientos adquiridos en el transcurso de la semana de trabajo uno (1) basado en la información obtenida mediante la plataforma de la institución y la lectura e investigación de las normas y acuerdos tanto nacionales como internacionales referentes a la organización documental.
Encontraremos un resumen del uso y manejo de la norma ylos métodos de clasificación que encontramos dependiendo del tipo de documentación que estemos trabajando así como también un importante glosario que es fundamental para entender la terminología usada en este campo.
Tendremos como base fundamental la normativa como eje fundamental en el buen trabajo de archivo en la practica.
















Organización documental.

Losprocesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.
“Organización: Accióny efecto de organizar. // Disposición, orden”.
“Organizar: Disponer, establecer, reformar, tomar forma regular. Sinónimo: ordenar”.
“Clasificación: Acción de clasificar. Sinónimo: reparto”. “Clasificar: Ordenar por clases. Sinónimo: ordenar”
“Ordenación: Disposición. Sinónimo: arreglo, coordinación, disposición, método, ordenamiento”.
“Ordenar: Poner en orden. Sinónimo: arreglar,clasificar, disponer en series”.
De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aquí, se adecuan al trabajo en los archivos, pues tratándose de un ámbito particular, denominan procesos muy específicos.

“Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica lasconclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”
“Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos quereflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización (...)
“Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecersecuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. (...)
De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuadaorganización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

CLASIFICACION:
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con lostipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad...