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Tema 5 : Valoración de Documentos

Los países que abordan la valoración, son países donde la gestión documental consta de poca documentación histórica y mucha administrativa, en el siglo pasado USA y Canadá. En Europa se almacena trabajando sobre la valoración y recuperación de documentos, como por ejemplo el Reino Unido. Las circunstancias que han hecho que mucha documentación se hayadestruido :

Crecimiento de la documentación ( antes pocos, ahora una cifra excesiva ) existiendo una mayor difusión y administración, pero aun y así no se puede conservar todo y tampoco se debe ya que la mayoría tienen un valor efímero dentro de la Administración.

Si conservamos todos se crearían problemas de acceso a la documentación por los investigadores ( cantidades bestiales dedocumentos para estudiar )

Existen pocos recursos para albergar tantos documentos ( tanto físicos como humanos )

Tampoco todos son necesarios para la investigación y la documentación.

Por eso sólo se deben conservar los documentos con interés, valor, ... y destruir el resto. Otra de las razones por las que no se hace valoración, aparte de porque es una operación nueva, es porque realmenteda mucho miedo, si se destruye ya no quedaran más. Tampoco se tiene la certeza de estar actuando correctamente, es una tarea muy comprometida.

Definición : Fase de tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. Fijando plazos de transferencia en la conservación parcial o total de los documentos.

Definición deCarol Couture : Acto de determinar los valores que tienen los documentos primarios y secundarios. Y de definir los periodos de tiempo durante los cuales esos valores se aplican a los citados documentos en un contexto que tenga en cuenta la relación esencial existente entre el organismo y los documentos que ha generado en el marco de sus actividades.

Definición de la Archivística Contemporánea :Valorar consiste en juzgar y decidir, remitiéndonos a conceptos como valor, plazos de conservación, persona creadora, ...

La valoración no sólo es importante, sino que es la clave porque de las consecuencias de la valoración dependen otras actividades archivísticas.

Normativas : 2 ámbitos normativos:

Estatal : Ley 16/1985 de 25 de Septiembre del Patrimonio Histórico Español por la quese crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Real Decreto 139/2000 de 4 de Febrero por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Real Decreto 1164/2002 de 8 de Noviembre por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico. El control dela eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos. Y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. También se cambia la composición de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y se establece el procedimiento para los accesos a la eliminación de documentos.

Composición de la ComisiónSuperior Calificadora de Documentos Administrativos:

Presidente : Secretario de Estado de Cultura, MECD

Vicepresidente : Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, MECD

Vocales Natos : Subdirector General de Archivos Estatales, MECD; Director del Archivo General de la Administración; Representantes del Ministerio de Administraciones Públicas y Representantes del Interés delPatrimonio Histórico, MECD.

Vocales Designados ( cargo por 2 años ) : 1 abogado del Estado; 1 vocal del Sistema Administrativo del Ministerio de Defensa; 1 vocal del Ministerio de Hacienda; 1 vocal del Ministerio de Ciencia y Tecnología; 3 vocales del Ministerio de Interior ( dedicados a Policía, Guardia Civil e Instituciones Penitenciarias ); hasta 5 vocales que puede designar la...