Cobranza (politicas y manejo)

La Función de Cobranzas

• Introducción:

El objetivo principal de Cobranzas es sintéticamente: “cobrar todo en el menor tiempo posible” , sin perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los clientes.

Es por ello que su labor es concentrarse en manejar todas las variables que participan en esa ecuación, que son:

     •  la logística integral de cobranzas ,     •  el análisis de todos y cada uno de los clientes , y
     •  la lectura del mercado.

Su core business es el monitoreo permanente de estos 3 frentes de acción y, consecuentemente, generar las acciones correctivas para disminuir los riesgos para cobrar en tiempo y forma.

Cobranzas debe valerse de un tablero de control que, con la frecuencia que se defina como más apropiada, vayaindicando las luces verdes, amarillas y rojas que estos 3 frentes disparen permanentemente.

También debe hacer una clasificación y análisis de todos los factores que inciden sobre el resultado del objetivo de “ cobrar todo en el menor tiempo posible ”. Es importante detectar cuáles son los factores endógenos a la empresa y cuáles los exógenos . Sobre los primeros se puede ejercer control no asítanto sobre los segundos.

El departamento de cobranza esta a cargo de velar por la morosidad de la empresa, se encargan del cobro de todas los distintos tipos de prestamos que mantiene la misma (hipotecarios, personales, autos, leasing, prestamos a pequeñas empresas etc.) y tarjetas de crédito. Los cobros se hacen via telefónica, por visita al cliente o buscando algún mecanismo para encontrar alcliente, al cliente se le indica la morosidad que mantiene y que debe mantener su status crediticio limpio para futuros créditos, se le ofrece de tener al gun tipo de arreglo de pago o reestructuracion del compromiso para poner la cuenta al día (esto es si la empresa tiene como política ofrecer estos planes), también atienden de presentarse el cliente a las oficinas y lo ayudan con su situacióndependiendo como mencione si la empresa cuenta con algún plan de arreglo de pago puede haber situaciones de pagos mal aplicados u otros casos en que el departamento investiga la causa del atraso para poner la cuenta al día. Esto es mas o menos lo que hace el departamento de cobros .

Las 3 funciones básicas de Cobranzas:

     1- La logística integral de cobranzas (factor prominentemente endógeno)implica la atención y seguimiento de todas y cada una de las tareas que van desde el proceso de facturación que asegure que lo que se facture coincida con lo realmente pactado con cada cliente; la impresión de las facturas; su ensobrado; la distribución (asegurando que sean recibidas en el sector/responsable indicado del cliente para evitar su “extravío”; su archivo; el seguimiento de cada una enlos circuitos burocráticos de cada empresa cliente; la atención, seguimiento y resolución incidencias (que en la mayoría de los casos implica la participación de otros departamentos internos); la emisión de notas de débito/crédito; la consecución del pago efectivo de cada factura; el direccionamiento de los “recaudadores”; la supervisión y conciliación con las empresas recaudadoras; laadministración de los recibos; el control de los pagos recibidos; el depósito en cuentas bancarias; la conciliación bancaria; y el recupero de los cheques rechazados, dado el caso. Obviamente, el registro y conciliación de todos los movimientos bajo las normas impuestas por la Empresa.

     2- El análisis del comportamiento de los clientes con respecto a los pagos, es otra de las funciones principales deCobranzas. Este monitoreo permanente es crucial para anticipar las conductas financieras de los clientes y prevenir la morosidad. Este análisis debe hacerse tanto con indicadores internos como externos. Entre los internos es factible detectar estrategias tendientes a demorar los pagos; el incremento en los días en la calle; el cancelar parte de la deuda para mostrar síntomas de “pagador” y a la...