Cobranza

COBRANZAS


Lo medular de una operación de cobranza, es que por todo ingreso por el que se haya emitido un recibo y disminuido un activo similar ya sea por aumento de disponibilidad o créditos por venta. La organización debe contar con políticas crediticias claras y evaluar constantemente la antigüedad de las cuentas a cobrar como medida preventiva.

Las cobranzas pueden realizarse através de cobradores, por teléfono, correspondencia. Si la cobranza se efectúa por medio de cobradores a domicilio, éstos recibirán el importe y entregarán al cliente los recibos correspondientes. La gestión de cobro es conveniente realizarla según la distribución geográfica de los clientes. Por ejemplo, el sistema informático emitirá un listado por zona geográfica, identificando el número de lafactura, fecha , vencimiento, nombre del deudor, importe, etc.

Es conveniente que los cobradores realicen las rendiciones de cobranza diariamente para evitar el jineteo de fondos. Deben elaborar una planilla de rendición de la cobranza con los siguientes detalles: nombre del banco, número de cheque, importe, número de factura. La documentación así elaborada y los valores recibidos seráncontrolados por el Tesorero. En tesorería se incorporará un resumen de los valores recibidos en la planilla diaria de caja, en la cual figurarán si ello ocurrió, los valores recibidos por correspondencia.

En el caso de cobranzas por correspondencia, el auditor interno debe detectar ciertos controles. Por ejemplo, un sector ajeno a la Tesorería deberá recibir la correspondencia. El responsable llenará unaplanilla con detalle de los valores recibidos, los cuales serán enviados a Tesorería para su depósito posterior. Tesorería se encargará de hacer el depósito íntegro de la cobranza. El sector Contaduría será el responsable de controlar la resistencia de toda la información durante el proceso de cobranza.

En caso que haya descuentos por pronto pago, el mismo no se lo debe otorgar quien realizala cobranza. Cuando se recibe un cheque como forma de pago es conveniente anotar la leyenda “sólo para ser depositado en la cuenta “YY” para asegurarse de que el mismo sea depositado en la cuenta correspondiente. No se deberían aceptar cheques posdatados, pues si entre la fecha de la recepción del valor y la que figura en el mismo la persona fallece o da quiebra se dificulta su cobro posterior.Los conformes, documentos no deben quedar en poder de quien manejan los fondos o realizan las cobranzas, pues podría dar lugar a que se utilicen los fondos de la cobranza y se remplace el faltante con algún documento. A continuación veremos los riesgos vinculados con la operativa de cobranza y los controles realizados por parte del Tesorero y el departamento contable.



Riesgos Asociadosal Objetivo de Eficiencia Operativa

- que se cobre, no se emita el recibo y los fondos no ingresen a la organización;
- que el proceso de cobranza sea muy lento;
- que el procedimiento de ventas no prevea el control del domicilio del cliente por la eventualidad de posibles cambios.

Riesgos Asociados al Objetivo de Protección del Patrimonio

- que se emita un recibo y no ingrese elefectivo, los cheques o los documentos a la organización (control de secuencia numérica de los recibos tomados por la contabilidad);
- que el efectivo, cheques o documentos que ingresan sean menores a lo que consta en el recibo, por error al cobrar, al hacer el recibo o por jineteo de fondos (control de la secuencia numérica);
- que el efectivo, cheques o documentos sean falsos o mal emitidos;- clonación de recibos en operaciones de efectivo.


Riesgos Asociados al Objetivo de Adhesión a las Políticas de la Organización

Que se cobre sin tener en cuenta las condiciones de venta en cuanto a plazos, descuentos, recargos o que se acepten formas de pago no previstas en las políticas. Puede ser útil en este caso la confección de informes sobre la antigüedad media de las cuentas a...