codificacion de datos

CODIFICACIÓN DE DATOS
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo,para grabar la referencia de una factura, el contador asigna al documento una cadena de caracteres, con el número de la factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débito, notas de crédito u otros documentos; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso, evitar su pérdida, facilitar su búsqueda entre otros. En todomomento, se debe tener presente que un computador únicamente puede identificar y operar los datos si éstos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son:
1.- El sistema elegido debe cumplir con los requerimientos del procesamiento de información.
2.- Prever si los códigos seránprocesados manualmente o a través de un computador.
CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACION
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información, dentro de esas características podemos encontrar:
PRECISION DEL CODIGO:
La precisión del código significa que un sistema de codificación debeaceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona una cuenta corriente en un banco, se le debe asignar un solo código, y éste debe ser único para esa cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.
Ejemplos:
CorrectoIncorrecto
013-22481-R Juan García 013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández 013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-O José Meza 013-22482-T José Meza (2)
013-22484-W Juan García (1)013-22483-O Juan García
FLEXIBILIDAD:
La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contabletenemos dos situaciones:
Ejemplo:
Correcto Incorrecto
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe 1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial 1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil1-01-01-3 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

En caso del segundo ejemplo, el código asignado a las cuentas bancarias por cobrar podrán llegar hasta el dígito 9 del último nivel del código, y en caso de que se requieran más números para incluir nuevas cuentas, no se tendrá espacio en la estructura del código.
CONCISO:
Un código establece que no se deben adicionar códigos que no tenganrelevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.
Ejemplo:
Correcto Incorrecto
FC-32458 Factura del proveedor A FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B...