Codificacion documentos

Con la implementación de sistemas o modelos de gestión (de calidad, ambiental u otros), contar con un sistema de documentación eficiente se ha transformado en una necesidadfundamental para la adecuada gestión y control de los mismos. Este sistema básicamente permite definir controles que posibiliten prevenir errores de comunicación, asegurando así que el personalsiga los procedimientos correspondientes de acuerdo a sus funciones.

Diariamente y en casi cualquier contexto, tenemos contacto con una amplia gama y cantidad de documentación. Ladocumentación es una forma organizada de información que puede servir como evidencia y que puede estar en diferentes clases de formatos (James Vesper). Ciertamente la gestión de losdocumentos, demandan un tiempo no menor tanto para personas como para empresas. Por tanto la estandarización de los documentos implica optimizar el uso de dicho tiempo, permitiendoregularizar las actividades tanto asistenciales como administrativas, minimizando el riesgo de error y logrando así una adecuada captura de información para la toma de decisiones. Es decir,al manejar diferentes tipos de documentos y procesos, es importante que éstos se codifiquen y normalicen para su fácil registro, clasificación, acceso, conservación y disposición,mediante un sistema de codificación que permita identificar cada uno de éstos, asegurando autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad.

Para los sistemas de información ladocumentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, reduce costos de almacenamiento, y constituye el respaldo formal de la información haciendo que cadadocumento se encuentre identificado de manera única para su fácil manejo y consulta, respaldando la gestión del acceso, la privacidad, y sirviendo de base para una recuperación eficiente.