Codigo contable

Código Contable
El cuadro de cuentas puede operar hasta con 14 números en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalación de los mismos. Adjunto encontrará la propuesta hecha por nosotros para un cuadro de cuentas básico, en un nivel de cuentas de control o de mayor. Las cuentas auxiliares o de detalle quedan para ser definidas por cada empresa deacuerdo con sus necesidades.   
   
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A continuación definimos la estructura del Cuadro o Catálogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa, bajo los siguientes parámetros:  
Nivel 1 | Descriptivas | 1 dígito 1-5 |
Nivel 2 | Generales o de Actividad | 1 dígito 0-9   |
Nivel 3 | Cuentas de Resumen o departamentales | 1 dígito 0-9   |
Nivel 4 | Cuentas de Mayor o deControl | 2 dígitos 0 - 99   |
Nivel 5 | Subcuentas | 2 dígitos 0 - 99 |
Nivel 6 | Cuentas Auxiliares o de detalle | 2 dígitos 0 - 99 |
Como se puede observar el catálogo puede crecer en el futuro con 5 dígitos para cuentas auxiliares o de detalle, los cuales no serían necesarios si la empresa mantiene los demás módulos funcionando.  
El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades,sin embargo también tiene algunas restricciones, las cuales explicamos seguidamente:
1. Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N ó S) , las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulación, las cuentas S son las únicas que permiten recibir débitos y créditos directos. Cuando por causas especiales el usuario requieremodificar una cuenta de status S para que actúe como una cuenta de status N y crearle cuentas auxiliares debe abrir primero las cuentas de status S, trasladar mediante asiento los saldos o movimientos y después de verificar su saldo correcto modificar el status. La cuenta de status S que haya recibido movimientos en un período no puede ser eliminada en el período fiscal en que haya tenidomovimientos.  
2. Se pueden abrir dos niveles inferiores después de las cuentas auxiliares, en parejas, sin embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior.
3. El trabajar con los primeros tres niveles con un dígito tiene la ventaja de hacer el código relativamente corto y permite una mejor administración del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, tiene ladesventaja de que restringe el crecimiento de la empresa para ciertos niveles de operación o crecimiento.
El primer nivel define las partidas fundamentales de la teoría contable bajo los siguientes parámetros:
1 | ACTIVO TOTAL |
2 | PASIVO TOTAL |
3 | PATRIMONIO |
4 | INGRESOS |
5 | COSTOS Y GASTOS |
El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un dígito para definir lascuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera:  
 
1   ACTIVO TOTAL
    11   Activo Circulante
    12 Activo Fijo o activo de Largo Plazo
    13 Otros Activos
 
2 PASIVO TOTAL
    21   Pasivo Circulante
    22   Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo
    23 Otros Pasivos
 
3 PATRIMONIO
    31Capital Social
    32   Reservas
    33 Utilidades o Excedentes
 
4   INGRESOS
    41   Ingresos por Ventas
    42 Ingresos por Servicios
    43 Ingresos Financieros
    44   Otros Ingresos
 
5 COSTOS Y GASTOS
    51 Costo de Ventas
    52 Costo de Servicios
    53 Costos o Gastos Financieros
    54 Gastos de Operación
    55 Gastos de Administración
    56Gastos de Venta
    57 Otros Gastos
 
Como se puede observar a este nivel prácticamente quedan contemplados todos los conceptos básicos que un buen sistema de contabilidad debe administrar sobre la base de las cuentas generales o descriptivas. Sin embargo el sistema ALFA está diseñado para trabajar con dos dígitos, lo cual aumentaría la posibilidad de elevar el número de cuentas en este...