COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA
REGLAMENTO DE CAJA CHICA

CAPÍTULO I
ARTICULO. 1º: Disposiciones generales: Este reglamento tiene como objeto regular la organización y el funcionamiento del fondo de caja chica del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica e incluye la administración central, órganos adscritos y consejos regionales.
ARTÍCULO 2º: Marco Conceptual.
Arqueo: Mecanismode control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, correspondan el monto autorizado. Fondo de caja chica: Es un fondo de efectivo para la compra de bienes y servicios y adelanto de viáticos según lo establecido en el presente reglamento. Encargado de caja chica: Persona responsable del manejo, custodia y trámite del fondo de caja chica.Factura: Título comercial con carácter de ejecutivo conforme con el Código de comercio. Vale de caja chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio. Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos, amparados en comprobantes. Liquidación de vale de cajachica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos. Se establecen los fondos de caja chica para las diferentes unidades del Colegio, de acuerdo con el transitorio único de este reglamento, el cual será por un monto en colones, que se actualizará mediante acuerdo de la de la JuntaDirectiva, y se aplicará en la adquisición de bienes, servicios, transportes y adelanto de viáticos de menor cuantía, cuyos límites se definen en el artículo 6°.El monto del fondo de “Caja Chica” para cada área podrá ser variado por la Junta Directiva a solicitud del Director Ejecutivo, el cual deberá respaldarlo con un estudio adecuado elaborado por el Jefe Financiero Contable.
ARTÍCULO 3º: En laAdministración Central el Director Ejecutivo es el funcionario facultado por este reglamento para autorizar erogaciones de dinero con base en requisiciones para la compra de bienes, servicios, transporte y adelantos de viáticos, que sean necesarios, cancelar del fondo de caja chica, en el caso de los Consejos Regionales esa responsabilidad le corresponde al presidente y/o tesorero
.ARTÍCULO 4º:Mediante el fondo de caja chica se pueden gestionar anticipos para gastos de viaje, transportes y adquisición de bienes y/o servicios. Las peticiones de anticipos para gastos de viaje deben ser presentadas en el área funcional donde se encuentre la caja chica destinada para tal fin. El anticipo deberá estar debidamente refrendado por el Jefe respectivo y el efectivo se girará al funcionario designadoen el documento de trámite. Debe utilizarse el formulario “Solicitud de Adelanto de Viáticos”, el cual entre otros datos deberá llevar sello y firma del funcionario encargado de controlar el contenido presupuestario.
ARTÍCULO 5º: Los montos para compras por caja chica se solicitarán ante el encargado de la caja chica con base en el documento denominado “vale de caja chica” en el cual sedetallará la fecha, el área solicitante, detalle del bien o servicio por adquirir, justificación, nombre del funcionario solicitante, firma del jefe de área.
ARTÍCULO 6º: Las compras por caja chica de bienes, servicios y viáticos no podrán exceder el equivalente en colones del 30% del fondo de caja chica. En casos especiales y a criterio del Director Ejecutivo, se autorizará la erogación de sumas mayores,siempre y cuando no excedan del 50% del fondo de caja chica.
ARTÍCULO 7º: El funcionario encargado de la custodia del Fondo de Caja Chica, será responsable por su correcto manejo, de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento, sin excepción no se permitirá el cambio de cheques personales.
ARTÍCULO 8º: Cuando por razón justificada sea necesario trasladar la custodia y manejo de...