Combinacion de correspondencia

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
ENTRE WORD Y EXCEL

PASO 1: ELEGIR UN TIPO DE DOCUMENTO Y UN DOCUMENTO PRINCIPAL

Elaborar en Word cualquier tipo de documento una plantilla, una carta, el modelo de un desprendible, una ficha, un tarjeta, el documento puede incluir imágenes etc.

GRABAR EL ARCHIVO DE WORD.

PASO 2: DETERMINAR EL ARCHIVO DE EXCEL QUE DESEA COMBINAR.

Cualquier archivo deExcel o una tabla de Word se pueden utilizar, la única condición es que en la primera fila o en el primer renglón estén los títulos de cada columna.
Ejemplo. La nomina que se envió en un archivo.

En este momento tenemos dos archivos grabados.


PASO 3: ELABORAR LA MEZCLA DE ARCHIVOS, PARA GENERAR UN TERCER ARCHIVO.

Ubicarse en el documento de Word
Clic en Herramientas
Clic en Cartasy Correspondencia
Clic en Combinar correspondencia

Clic en siguiente
Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque laplantilla o el documento que desea utilizar.
En este paso generalmente se da clic en siguiente
Sugerencia
Cuando hace clic en Empezar a partir de una plantilla y después en Seleccionar plantilla en el panel de tareas, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar plantilla. Desde aquí podrá abrir una de las muchas plantillas que están instaladas en Word. También puede obtener acceso a los cientos deplantillas disponibles en el sitio Web de Microsoft Office Online.
Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este pasodel proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tieneque hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
EN ESTE CASO CLIC EN EXAMINARSELECCIONAR LA CARPETA DONDE TIENE SU ARCHIVO DE DATOS A MEZCLAR.
EN CLASE UTILIZAMOS EL ARCHIVO QUE LES ENVIE POR CORREO TRABAJO EN CLASE Y LA HOJA SE LLAMA COMBINACION Y CLIC EN ACEPTAR, Y CLIC EN SIGUIENTE SE PUEDEN HACER UNAS VARIACIONES QUE SE DETALLAN A CONTINUACION FAVOR LEER.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos nosignifica que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondenciaordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el...