Combinacion y Correspondencia

MANUAL PARA
COMBINAR CARTAS
POR
CORRESPONDENCIA
Mileinys Agudelo
Hernández
26/05/2011

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

TABLA DE CONTENIDOS

1. Portada
2. Tabla de contenidos
3. Introducción
4. Combinar cartas
5. Identificar las variables
6. Elaborar la bases de datos
8. Establecer los campos de combinación
14. Verificar la vista previa de cartas combinadas17. Conclusiones

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

2

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

3

INTRODUCCION

El siguiente trabajo trata sobre como combinar correspondencia sus pasos para crear
una correspondencia en Word 2007 los cuales tenemos que seguir para crearla.

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS PORCORRESPONDENCIA

Combinar cartas
Escribir la carta Modelo, es decir la carta que se va a combinar:
Ejemplo:

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

4

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

5

Identificar las variables
En la carta se puede apreciar palabras que se convierten en variables, es decir que varían a
momento de combinar la correspondencia, tal el casodel numero de la carta , el género ,
el nombre, apellidos, numero de cedula, dirección, barrio, teléfono y a la ciudad a la
que pertenece 

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

6

Elaborar la base de datos
A continuación se debe elaborar la base de datos es decir, todas las variables que se
incluirán en las cartas que sevan a combinar, para este fin se puede elaborar una base de
datos en Excel de acuerdo al siguiente formato y siguiendo con el mismo ejemplo:

Se puede apreciar las nueve variables definidas en la parte superior como título de cada
columna, seguida de los datos de cada destinatario que serán combinados en las cartas.
Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con elnombre de lista
de destinatarios.

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

7

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

8

Establecer los campos de combinación
Se retorna a la carta que se está escribiendo, y se ingresa al menú de correspondencia,
iniciarcombinación de correspondencia, Cartas y Correspondencia y buscar Combinar
correspondencia

A continuación se escoge la opción Cartas que está primera en la lista y predefinida. Luego
se debe dar un clic en la opción Siguiente seleccionar destinatarios, usar lista existente.

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

9

A continuación seaprieta la opción Examinar….
Inmediatamente se despliega el menú donde se debe buscar la base de datos que se elaboró
en Excel. En el ejemplo se encuentra en Mis Documentos/Cartas/envió de
correspondencia/lista de destinatarios.

Luego se escoge el documento de Excel y se elige Abrir.

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

10A continuación se abre una nueva ventana que despliega un nuevo menú de opciones tal
como se muestra en el siguiente gráfico:

Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elaboró la base de datos. En
el ejemplo se aplicó la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar.
A continuación se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la
lista que seelaboró. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen
errores. Después de revisarla, se da la opción Aceptar.

Manual elaborado por: Mileinys Agudelo Hernández

MANUAL PARA COMBINAR CARTAS POR CORRESPONDENCIA

11

A continuación se elige la opción Siguiente: Escriba la carta, que está en la parte inferior
derecha del menú

A continuación se debe seleccionar...