combinacion y correspondencia

TRABAJO DE COMPUTACIÓN





GUIA 1





WILLIAM JAVIER AGUDELO IRUMENGA





INSTITUTO SUPERIOR CORDILLERA
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN RECURSOS HUMANOS Y PERSONAL
QUITO
2014

COMBINACIÓN Y CORRESPONDENCIA EN WORD


Seleccionar el tipo de documento
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a ungrupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto.
Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencialistas para usar.
Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, estáindicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Método 1: utilizar un origen de datos: Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente.

2. En lasección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.

4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

5. Guarde el documento principal. 

6. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen dedatos y lo asocia al documento principal.

7. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.


Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook:Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionarlos destinatarios.

2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

3. En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos.

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Word muestra el cuadro dediálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.

6. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones: Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clicen Escribir una lista nueva.

3. Haga clic en Crear.

4. Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro. 

5. De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hayentradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
6. Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente. 

7. Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la...