Combinar Correspondencia

PRÁCTICA DE COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD 2007

OBTENER LOS ARCHIVOS PARA LA PRÁCTICA
Para la presente práctica emplearemos los siguientes archivos:
[pic]

• El primero contiene la lista de nuestros destinatarios y sus datos correspondientes. (en adelante Libro EXCEL)

• El segundo es el modelo de la carta que contiene el texto que es común en todas las cartas que segeneraran para cada uno de los destinatarios. (en adelante Documento WORD)

REVISANDO EL ARCHIVO QUE CONTIENE LA LISTA DE DESTINATARIOS
Para nuestro caso estamos empleando una lista de destinatarios que se encuentra guardado en un Libro EXCEL:
1. Abrir el libro (archivo) EXCEL.
2. Tomar nota del nombre de la “Hoja de cálculo” perteneciente al Libro EXCEL en donde se encuentra la listade destinatarios. ……………………………………………………..……………….
3. Obsérvese que no existen líneas en blanco en la parte superior de la hoja de cálculo que contiene la lista de destinatarios.
4. En qué línea se ubica el primer destinatario: ……………………………………….……………………….

5. Posee una línea de encabezado la lista de destinatarios: ……………………………………………..
6. Cerrar el libro EXCEL que contiene la lista dedestinatarios.

ABRIR EL ARCHIVO QUE CONTIENE EL MODELO DE LA CARTA
Para nuestro caso el modelo de nuestra carta contiene el texto que es común para las cartas que se deben elaborar:
1. Abrir el documento (archivo) WORD.
2. Obsérvese que contiene ya todo el texto que es común en todas las cartas que se generaran para cada uno de los destinatarios.

INDICAR EL TIPO DE CORRESPONDENCIAQUE SE CREARA
Nuestro ejemplo trata de generar cartas a personas que están postulando a un cargo como magistrados, por lo tanto procedemos de la siguiente manera:
1. Seleccionar el menú Correspondencia
2. Ahora, en la sección “Iniciar combinación de correspondencia”, hacer clic sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia, se despliega una lista aquí hacer clic sobre CartasELEGIR LA LISTA DE DESTINATARIOS
En nuestro caso la lista de destinatarios se encuentra en un Libro EXCEL, por tanto realizaremos los siguientes pasos:
3. Seleccionar el menú Correspondencia
4. Ahora, en la sección “Iniciar combinación de correspondencia”, hacer clic sobre el icono Seleccionar destinatarios, se despliega una lista aquí hacer clic sobre Usar lista existente…
5. Apareceuna ventana en la cual se tiene que ubicar el archivo Libro EXCEL (archivo que contiene la lista de destinatarios), luego clic sobre el botón Abrir
6. A continuación aparece una ventana donde se muestran los nombres de las hojas de cálculo que contiene el Libro EXCEL, aquí debemos:

a) Seleccionar la hoja de cálculo cuyo nombre corresponda con el que tomamos nota en el paso 2 delbloque REVISANDO EL ARCHIVO QUE CONTIENE LA LISTA DE DESTINATARIOS.
b) Habilitar o deshabilitar la casilla de verificación “La primera fila de datos contiene encabezados de columna”, según sea el caso.
c) Clic en Aceptar

INSERTAR DATOS DE LA LISTA DE DESTINATARIOS EN EL DOCUMENTO
Para lo cual realizaremos los siguientes pasos:
1. Insertar campo combinado para Apellidos yNombres
a. Ubicarse al principio de la quinta línea del documento.
b. Seleccionar el menú Correspondencia
c. Ahora, en la sección “Escribir e insertar campos”, hacer clic sobre el icono Insertar campo combinado,
d. Se despliega una lista con todos los títulos del encabezado de la lista de destinatarios (Libro EXCEL) , aquí hacer clic sobre Apellidos_y_nombres2. Insertar campo combinado para Dirección
a. Ubicarse al principio de la sexta del documento.
b. Seleccionar el menú Correspondencia, luego clic sobre el icono Insertar campo combinado, clic sobre Dirección

Nota.- Repetir el paso 2 para insertar campos combinados para el Distrito, Provincia y Departamento, debiendo estar separados por “ - ”

3. Insertar campo...