combinar correspondencia

Combinar correspondencia (I)
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo
(el texto que se repite en todas las cartas)y Word se encargará de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar
automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están
almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o
recibos, la impresión de sobres, etc.

Conceptos previosCuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor
del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
Puede ser de distintanaturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Por ejemplo si el origen es una tabla declientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del
cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta
utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa undocumento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente
porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 yhay una opción para pasar al
siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer
clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, esdecir, el documento que contiene la parte
fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y hacemos clic en Siguiente para continuar con
el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una
listaexistente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otr o archivo Word,

etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista
nueva.
- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar...,
hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opción Seleccionar de loscontactos de Outlook, en lugar de
Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta.
- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la
opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el...