Combinarcorrepondencg 140106032651 Phpapp01

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO.

COMBINAR
CORRESPONDENCIA.
Escuela de Medicina.
Carlos García.

2014

Facultad de Salud Pública.

2014

COMBINAR CORRESPONDENCIA.
TABLA DE CONTENIDOS.
Contenido

TABLA DE CONTENIDOS. ....................................................................................................I
COMBINAR CORRESPONDENCIA.................................................................................... 1
Conceptos previos.............................................................................................................. 1
Crear el documento principal. ........................................................................................... 1
La pestaña Correspondencia............................................................................................ 8
Insertar campos de combinación. ................................................................................... 10
Ver datos combinados. .................................................................................................... 10
Desplazarse por los registros. ......................................................................................... 11
Buscar unregistro. ........................................................................................................... 12
Destinatarios de combinar correspondencia. ................................................................ 12
Filtrar destinatarios. .......................................................................................................... 14
Ordenar destinatarios...................................................................................................... 16
Asignar campos. ............................................................................................................... 17
Combinar al imprimir. ....................................................................................................... 18
Combinar en correo electrónico...................................................................................... 20
Netgrafías.......................................................................................................................... 20

I

COMBINAR CORRESPONDENCIA.

2014

COMBINAR CORRESPONDENCIA.
Mediante
la
opción Combinar
correspondencia Word
permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

2007

nosDe esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos
el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma
podemos generar automáticamente tantas cartasdistintas como personas existan en
el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación
de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos.
Cuando “combinamos correspondencia”, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documentoWord que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS
Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el mismo momento decombinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos porcampos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los...