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Ventajas

Ø Identificación rápida en secuencia de los documentos; esto permite localizar más rápidamente los documentos codificados.

Ø Evita la duplicación, pues todas las carpetas tienen unos números diferentes.

Ø Permite la expansión permanente del archivo, añadiendo números adicionales.

Ø Su carácter es ilimitado.

Ø Lectura rápida.

Ø Exactitud.

ØCarencia de dudas o errores.

Ø La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.



Desventaja

Ø La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el número.

Ø Es necesaria una guía de confección de localización.

Ø Necesita un índice.

Ø Posibilidades de intercambiar números.

Ø Obliga a conocer la fecha del documento.

ØCuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.



Organización

Sistema numérico es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

Ø Al archivo principal.

Ø El archivo alfanumérico misceláneo.

Ø Eltarjetero índice.

Ø El registro de números asignados.

El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos.

El archivo alfabético misceláneo

Se conserva todos los documentos de los representantes pasivos hasta que se conviertan en activos, se transforman o se disponen de ellos.



El índice de tarjeta

Se organiza en el ordenalfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico porque los documentos pueden ser solicitados por el nombre del corresponsal.





El registro

Se trata de un número de anotaciones que sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se fijen a más de un corresponsal.





Archivopor asunto

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico…

El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadassegún el criterio alfabético.

Ventajas

Ø La localización de documentos es más rápida.

Ø Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.

Ø Es útil porque reúne lo que hay sobre un mismo asunto.



Desventaja

Ø Con frecuencia un mismo documento se refiere a más de un asunto. Habrá que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta.

Ø Determinar previamente los asuntos omaterias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.

Ø El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

Ø Es costoso porque requiere del personal especializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparación del material.



Diferencias entrelos sistemas



Asuntos Combinados

Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación con el mismo asunto llevarán la misma clasificación. Como es lógico, podría haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntoshasta llegar a clasificar por métodos alfabéticos, numéricos, etc.

Un ejemplo de clasificación para una empresa de viajes podría ser la siguiente:

Viajes-->Canadá -->De negocios -->Díaz Martín, Rafael

-->Fernández, Gómez Gerardo

El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación...