Comit Organizador 2

Comité Organizador 2
EL COMITÉ ORGANIZADOR
Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente del Comité Organizador de cada evento en particular, se deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realización por Áreas de Coordinación.

En cada una de esas coordinaciones que conforman el comité organizador en su totalidad, se dividen todas lasfunciones y acciones necesarias para la realización de un evento de gran magnitud.

LA COORDINACIÓN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de un evento y  el éxito tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes coordinadores de áreas. Por ello su función principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con susobligaciones.

Roles fundamentales del Coordinador General:
a)      Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades creativas.
b)      Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento.

Funciones principales delcoordinador general. La mayor parte de éstas las lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de área y son:

1. Realización y desarrollo de la Convención
1.       Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
2.       Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
3.       Establecer objetivos y metas.
4.       Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.5.       Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento.
6.       Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad.
7.       Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempocompleto.

2. Políticas, reglamentos, programas y procedimientos
1.       Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
2.       Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto de los Coordinadores de Área.
3.       Redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada evento, con lacolaboración de todas las áreas.
4.       Elaborar el reglamento y programa técnico junto con el Coordinador Técnico.

3. Coordinadores de área
1.       Coordinar y supervisar a los coordinadores de área. La buena coordinación y comunicación de los organizadores y responsables de diferentes áreas, facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.
2.       Para maximizar la coordinaciónentre todos los organizadores, se deben tener juntas periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas. También deberá mantener reuniones con cada responsable en particular.
3.       Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de los organizadores con la suficiente antelación, para que cada reunión de Comité arealizar resulte lo más provechosa posible.
4.       Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contraídos y los detalles de cada reunión, que deberá estar firmada por todos los presentes.
5.       Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité organizador deben ser con más frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de lascoordinaciones de área.
6.       Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de organizadores, ya que esto redundará en mayor calidad del producto final.
7.       Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las coordinaciones, antes, durante y después del evento.
8.       Establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de información...