comite de un evneto

INDICE














Las funciones del comité de finanzas

Las finanzas son aquello que mueve a una empresa, por ello, este comité, sección u oficina, debe velar por maximizar las inversiones, pero no solo se dedica a ello, pues sus funciones abarcan más allá, como lo siguiente:

Las 3 funciones principales del comité de finanzas son:

1. Estar atento al nivel deendeudamiento

El comité debe asegurar el cumplimiento de los compromisos contraídos con terceros, en cuanto al monto y tipo de créditos acordados, el plazo contratado, el costo, las garantías otorgadas, el esquema de pagos y los covenants (condiciones de hacer y no hacer).

2. Velar y administrar el flujo del efectivo

Es muy importante establecer y dar seguimiento a políticas claras y precisas sobrela forma en que la empresa financiara su capital de trabajo, es decir, los recursos para la operación del dia a dia estableciendo los niveles de caja, cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, etc. Es de vital importancia recordar que las empresas que ven comprometida su operación padecen mas por falta de liquidez que por falta de utilidades.

3. Analizar los márgenes de utilidadLos distintos niveles de medición de la utilidad alertan sobre donde puede la empresa estar perdiendo sus utilidades a nivel de descuentos y costos de ventas, a nivel de gastos operativos o a nivel de intereses e impuestos.







Comité de finanzas

Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivoescogido. Por eso se requiere de un comité de finanzas el cual se encarga de realizar todos los movimientos económicos del evento.

Funciones:

Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

Buscar recursos económicos necesarios.

Abrir cuentas bancarias.

Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.

Establecer las prioridades de gastos.

Efectuar los pagos.

Llevar elbalance detallado de los gastos efectuados.

Aprobación de cotizaciones.

Asignación y distribución de recursos económicos a los demás comités.

Manejo de la caja chica y movimiento de efectivo. Caja chica es una suma de dinero que se asigna a una oficina o empresa con ello deberá solventar todos los gastos que se susciten.

Control de ingresos y coordinación de patrocinios.

Manejo ycontrol de facturas y egresos e ingresos por comité.

Los comités
Son un grupo de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.
Comité de programas:

Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa generaldel evento. Sus principales funciones son:
Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
Escoger temas a tratar y actividades a realizar.
Estructurar el programa técnico.
Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
Seleccionar coordinadores de actividades.
Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo.
Entregar las ponencias ytrabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.
Estructurar el programa social.
Elaborar el programa de los acompañantes.
Fijar fechas de reuniones periódicas.
El programa informativo y la coordinación de todas las actividades de la convención, son responsabilidad del comité de programas, que labora en coordinación con el comité de festejos, a finde lograr un desarrollo armónico. Entre las principales actividades de este comité destacas las siguientes:

a) Imprimir el programa
b) Designar moderador o presidente de debate en cada reunión.
c) Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y el orden del programa.
d) Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la convención.
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