Comite Organizador De Congresos Y Sus Funciones

COMITÉ ORANIZADOR DE CONGRESOS Y SUS FUNCIONES
El comité organizador se divide en los siguientes comités:
1. Coordinador general. Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un evento.
2. Comité de Finanzas. Responsable del aspecto económico, ya que determina cuántoy cómo debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones:
* Qué fondos tiene a su disposición.
* Qué gastos son más prioritarios que otros, para su respectiva canalización.
* Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.
Este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:
* Viajes (por avión, tren, barco, autobús, taxi,etc.,)
* Alojamiento.
* Alimentos y bebidas (servicio de café)
* Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montajes, accesorios y equipo).
* Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal técnico, personal de intendencia, gratificaciones, etc.)
* Propin[***]as, oradores, intérpretes y traductores, personal del comité organizador (horas extras)* Material de oficina, medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, scanner, mails, etc.)
* Imprenta y publicaciones.
* Actividades sociales, cortesías, gastos varios.
Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos así comoestablecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.
3. Comité de Programa Técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.
Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestado lo anterior se definen los temas o asuntos a tratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcialpara cada tema o sesión. Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios los cuales se dividen en humanos y materiales.
Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento, como son: oradores, delegados, intérpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.
Recursosmateriales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: computadoras, proyectores, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, pantallas, equipo de traducción, etc.
A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar la agenda:
* Preparación de invitaciones.
* Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.* Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético que contenga los siguientes datos: nombre, dirección, fecha de invitación, detalle de documentos remitidos, rol o papel del participante, asunto a tratar, reservación de viajes, reservación de hotel, forma de pago.
Al dorso de la ficha se tienen que anotar observaciones especiales: idiomas, tipo de alimentación,enfermedades, acompañantes. Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado, es recomendable diseñar un programa especial para ellos. Hacer del conocimiento del participante, el clima que impera en el lugar sede. Mantener al día el fichero. Llevar un registro en el que figuren las
Fechas de redacción, traducción, reproducción y distribución de los documentos del evento. Para laselección de recursos materiales, es necesario saber que dichos materiales de apoyo facilitan la comprensión de determinado tema, así como la transmisión por parte del expositor, y propician la comunicación entre el conductor y los participantes lo cual hace más objetiva la información.
4. Comité Ejecutivo. Está integrado por los presidentes de todos los comités. Su función principal es la de...