Como acer un informe

LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARAR EL INFORME

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

a) Noperder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

b) Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.

d)Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.

e) Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.

f) Al llegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente.

g) Establecer las bases para constituir un mecanismode información permanente.

h) Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.

i) Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones.

j) Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar eltratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.

TIPOS DE INFORME

A) INFORME GENERAL

1. RESPONSABLE Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

2. INTRODUCCION Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión,así como el propósito y explicación general de su contenido.

3. ANTECEDENTES Exposición de la génesis de la organización, es decir, orígenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisión de implementar la auditoria.

4. TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en función del objetivo.

5. DIAGNOSTICO Definiciónde las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles.

6. PROPUESTA Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.

7. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados.

8.SEGUIMIENTO Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Síntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.

10. APENDICES O ANEXOS Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisisadministrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación de la auditoría.

B) INFORME EJECUTIVO

1. RESPONSABLE

2. PERIODO DE REVISION Lapso que comprendió la auditoria.

3. OBJETIVOS Propósitos que se pretenden obtener con la auditoria.

4. ALCANCE Profundidad con la que se audito la organización.

5. METODOLOGIA Explicación de lastécnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.

6. SINTESIS Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

7. CONCLUSIONES Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.

C) INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Mediante este informe se...