como administrar un proyecto

Administración de Proyectos
Escrito por fxtrader el 7/29/10

Administración de proyectos
Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando contará con las herramientas para administrar un proyecto correctamente.
1. Ideas claves de la administración de proyectos
¿Qué es un Proyecto?
Es una organización temporal que tiene un comienzo y un fin bien definidos. El objetivo de todo proyecto es entregarun resultado al cliente que lo satisfaga.
¿Cómo diferenciarlo de una tarea cotidiana?
La duración de un proyecto es generalmente mayor a 2 días. Consta de un conjunto de tareas o actividades, en las cuales se pueden identificar tareas realizadas cotidianamente. Por lo mencionado anteriormente, un proyecto no es la elaboración de memorándum o circulares, por lo cual debemos unificar el criteriopara la concepción de proyecto internamente.
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es una operativa llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad fijados con anticipación. Reúne y aprovecha al máximo los recursos necesarios para completarlo con éxito. Estos recursos incluyen la habilidad, talento y esfuerzo cooperativo de un grupo depersonas; instalaciones, herramientas y equipos; información, sistemas, técnicas y dinero. Se encuentra sobre un proyecto que tiene un período de duración limitada y la utilización de los recursos es de manera parcial. ¿Cuáles son los parámetros de un proyecto? Se debe concentrar en tres parámetros básicos:
1. Calidad
2. Costo
3. Tiempo
Un proyecto bien manejado es aquel que se termina con el nivel decalidad especificado, en o antes el plazo fijado y dentro del presupuesto asignado.


Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
CONCEPCION:Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba lapropuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.
FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
La planeación del proyecto se realizacon el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado.
OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidadesadministrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.
TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara uninforme detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
Metodología para definir actividades de diferente nivel
Una vez definido el objetivo como el producto esperado, se continúa con la generación de actividades y subactividades. Para esto se propone la siguiente metodología que de manera fácil y sencilla muestra los pasos para generar...