COMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACION EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. ¿CÓMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIÓN EN LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO?
2. Contenido: Diap. 3: Qué es foliación? Diap.4: Requisitos para la foliación.Diap.5: Materiales para la foliación.Diap.6, 7, 8, 9 y 10: Procedimiento para la foliación dedocumentos.Diap.11: Glosario.Diap.12: Bibliografía.
3. Para realizar la foliación de documentos, bien sea físico o digital, debemos seguirunos pasos para suprevia realización, pero es bueno saber primero:¿Qué es Foliación?Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, atodos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que nopueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que sonresultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben serrespetados y controlados.Lafoliación es muy importante en todos los casos de la organización de archivos,sus principales finalidades son 2:* La Cantidad de los folios.*La calidad de los folios, y hace referencia a la conservación de documentos.
4. Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase dedocumento puede tener foliación ( Inventarios, guías , catálogos).La foliación es requisito paratransferencias primarias (Archivos de gestión alarchivo central) y los secundarios (Archivo central al archivo histórico). Requisitos para la foliación:1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamenteclasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de RetenciónDocumental (TRD). En fondos acumulados, Tabla de Valoración Documental (TVD)sea objeto deconservación en Archivo Central o Archivo Histórico.2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamenteordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta elprincipio de orden original.3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada
5. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.Materiales para lafoliación:1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble.2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
6. Procedimiento para la foliación de documentos:1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir,sin omitir ni repetir números.2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en elmismo sentido del texto del documento.4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio enblanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
7.No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soportepapel.6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.7. Los planos, mapas, dibujos, etc , que se encuentren tendrán el número de folio consecutivoque les corresponde, aún cuando estén plegados.8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren senumerarán comoun solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta sedebe dejar constancia de título, año y número total de páginas.
8. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a éstase le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento decontrol o de consulta las características del documento foliado.10. Lasfotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de minanegra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, debencolocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar elmaterial para evitar marcas, dejando constancia en el área...