Como empezar a documentar

¿Por dónde empiezo a documentar?
Ing. Fedra E. González Yo creo que esta es una de las preguntas más estresantes para quienquiera que tenga la responsabilidad de documentar un sistema de calidad. En el tiempo que me ha tocado revisar sistemas de calidad de diferentes empresas, he visto cómo una mala respuesta a esta pregunta genera documentos y procedimientos completamente amorfos einnecesarios. Hay quien hace procedimientos para contestar el teléfono, para marcar el horario de trabajo, etc. y luego no documenta como administrar el presupuesto o cómo contratar personal. Lo más importante al desarrollar tu sistema documental, es definir qué vas a documentar. El cómo es mucho más sencillo. Entonces te voy a proponer algunos pasos para ayudarte en este punto:

1. Identifica los procesosde tu empresa
Antes de comenzar a documentar, es necesario que tengas muy claro cuántos y cuáles procesos tiene tu empresa. Para identificarlos puedes hacer lo siguiente:    Realiza una lluvia de ideas con el personal clave que te dé las actividades generales que se realizan en la empresa Desarrolla un diagrama de afinidad para unir las ideas semejantes, que de manera general serán tusprocesos. Haz un mapa de procesos para que identifiques las relaciones que hay entre los procesos

El resultado de este ejercicio te dará el listado de los procesos de tu empresa y la manera en que se relacionan.

2. Selecciona los procesos que vas a documentar
A partir de la lista que generaste, debes escoger cuáles procesos te conviene o necesitas documentar. No es necesario que documentes todo,solo lo más relevante. Te recomiendo que documentes un proceso si:     Es complejo Es rutinario Se requiere que todos lo hagan de la misma manera Existen consecuencias graves si no se lleva a cabo correctamente

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Se requiere que lo que produce sea consistente

Por otro lado, es mejor no documentar un proceso si:   Es de aplicación esporádica Sus actividades involucran tareas cuya naturaleza cae dentro del conocimiento habitual de alguna profesión. (¡No tienes que documentar todos los pasos que toma el contador para calcular los impuestos!) Su realización no es rutinaria ni se da de la misma manera cada vez (por ejemplo, negociar con clientes)

3. Define cuales tipos de documentos vas a utilizar en tusistema documental
Cada empresa tiene diferentes necesidades, aunque hay documentos que son los más utilizados de manera general:   Procedimientos: estos documentos reflejan las actividades generales que se tienen que llevar a cabo para lograr el objetivo del proceso. Instrucciones de trabajo: este tipo de documento marca las tareas específicas que se requieren para llevar a cabo una actividaddentro de un proceso. Los utilizas cuando el nivel de detalle del procedimiento no es suficiente para clarificar cómo realizar alguna actividad. Instrucciones visuales: estas son una variación de las instrucciones de trabajo, que utiliza fotografías o ilustraciones para explicar cómo llevar a cabo las tareas. Frecuentemente se utilizan para los operadores de procesos de producción, o personal connivel académico de primaria o secundaria. Instrucciones de navegación: son otra variante de las instrucciones de trabajo, que se usa exclusivamente para indicar cómo llevar a cabo tareas en una aplicación de software específica. Maneja “fotografías” de las pantallas involucradas. Guías de capacitación: estos son el material de capacitación de los cursos internos que se imparten en la empresa. Esrecomendable que si las utilizas, especifiques un formato estándar para que no tengas cursos de chile, queso y manteca. Este formato varía dependiendo de si el curso va a ser presencial o por e-learning (curso en línea). Formatos: estos documentos se utilizan para registrar información. Es raro que no se utilicen y hay que cuidarse de no generar demasiados!. Llenarlos consume tiempo y recursos,...