Como gestionar un proyecto

Cómo gestionar un proyecto
¿Qué haría usted?
Brett estuvo a cargo del lanzamiento del programa de relaciones públicas de la empresa. Después de tres meses de energía creativa y gran entusiasmo, el estado de ánimo del grupo comenzó a cambiar. Los miembros del equipo estaban sobrecargados de trabajo y no se estaban cumpliendo los plazos establecidos. Incluso, la calidad del trabajo del equipoparecía estar disminuyendo. En medio de todas estas preocupaciones, Brett recibió una nota de su jefe, pidiendo una actualización del progreso. ¿Qué diría Brett? ¿Qué podía hacer para poner las cosas en marcha de la manera correcta antes de que su jefe quisiera suspender el proyecto?
¿Qué haría usted?
Aunque el proyecto está en marcha, Brett podría partir por revisar los objetivos, el cronogramay un conjunto de obligaciones con las que se comprometieron durante la fase de planificación. Al revisar estos documentos y hacer un nuevo trazado de cómo se realizó el trabajo, tal vez descubra las raíces de los problemas. A continuación, Brett tiene que evaluar sus opciones para recuperar el ritmo y rumbo de su proyecto. Quizás pueda renegociar algunos de los plazos establecidos o reducir elalcance del proyecto. Tal vez pueda contratar ayuda temporal o delegar una parte de su trabajo a otro grupo. Después de cada paso avanzado, debería comunicarse con su equipo y mantener a su jefe al tanto de lo que está sucediendo.
En este tema, usted aprenderá a definir el alcance y la misión de sus proyectos, planificar cronogramas, presupuestos y tareas; y crear planes de respaldo de modo que suproyecto pueda continuar por la senda correcta, incluso cuando se encuentra con obstáculos.
Objetivos del tema
Este tema le ayuda a:
• Definir los objetivos y alcance de un proyecto
• Desarrollar cronogramas realistas y fijar plazos
• Crear un presupuesto preciso y utilizable
• Monitorear los presupuestos y mantener los proyectos en marcha
• Comunicar los avances y los problemas a losinvolucrados
• Evaluar los riesgos y desarrollar planes de contingencia
Aspectos generales de la gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?

Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, por lo general involucrando a un grupo de personas trabajando juntas en torno a una meta o un objetivo en común en un período de tiempo.
El diseño de un nuevo producto, por ejemplo, esun proyecto. Los individuos de diferentes unidades de negocio en una empresa pueden colaborar en el diseño, construcción, pruebas y modificación. Una vez que el nuevo producto entra en producción, el proyecto termina para el grupo de diseño. El responsable de la fabricación, comercialización, venta y prestación de servicios del producto es entregado a los departamentos establecidos o unidades denegocio.
Los proyectos se realizan en todos los niveles en una empresa. Pueden exigir el esfuerzo de una sola persona o de muchos miles. Su duración puede variar desde una semana a más de dos años. Algunos incluyen una sola unidad de una organización. Otros (como joint ventures y asociaciones) sobrepasan incluso los límites funcionales u organizacionales.
Si está getionando un proyecto y deseagarantizar su éxito, usted necesita transformar lo que puede comenzar como un concepto vago en un proceso medible y cuantificable, que cumpla con los requisitos de su empresa. Entonces, la gestión de proyectos es la planificación, programación y orquestación de las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos dentro de un plazo determinado. No es de extrañar que la gestión de proyectosrequiera fuertes habilidades organizacionales, de elaboración de presupuestos, dotación de personal, control y comunicación.
¿Por qué es importante?
Un proyecto es un problema programado para ser resuelto.
—Dr. J.M. Juran
Al gestionar eficazmente los proyectos, usted genera enormes beneficios para su empresa. Éstos son sólo algunos ejemplos:
• Se asegura de que las cosas se realicen a tiempo y...