Como organizar eventos

COMO ORGANIZAR EVENTOS
En nuestra experiencia, montar un evento es una herramienta de marketing promocional muy eficaz y potente. Permite acercarse y conocer al cliente, comunicarse con él y transmitirle la imagen y los productos/servicios de nuestra empresa de una manera cercana y amable incluso en un ambiente distendido.

Lo más importante es plantearse qué objetivo se persigue organizandoel evento. Deberemos conocer quién va a ser nuestro público objetivo y hay que establecer un resultado para poder realizar comparativas y análisis. Ambas cuestiones deben ser medibles y cumplir con las características u objetivos planteados.

Debemos plantearnos continuamente durante la preparación/planificación/pre-organización del evento si es realmente preciso organizarlo. En algún momento desu estudio es posible que se planteen otras técnicas de promoción y marketing con iguales o mejores resultados que el evento. Algunas de estas técnicas son: las relaciones públicas, la publicidad, el marketing directo, el merchandising, las ferias, un showroom...

Si considera que es interesante organizar el evento:
Reconozca cuales son sus límites personales y pida ayuda y colaboración, lonecesitará.
Conozca cuánto presupuesto dispone para realizar el evento.
Plantéese el valor diferencial de su evento, para lo cual debe conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP (very important person - persona muy importante). La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés a suevento.
Estudie las debilidades y las fortalezas del evento. Reduzca las debilidades y evite perder las fortalezas.
Conozca los recursos internos en su empresa y las personas que componen su grupo de trabajo.
Imagine, innove y no copie de otros eventos a los que haya acudido o conozca: la originalidad es clave para el discurrir del evento y su publicidad.
Aprenda de la experiencia de otros.Potencie lo que le gustó de otros eventos adaptándolo a su empresa y su sector.
Planifique la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable al que dirigirse en caso de consultas.
Decida si va a encargar la organización del evento fuera de su empresa o lo van a realizar desde dentro; cada opción tiene sus propias ventajas e incovenientes.
Publicite el evento para que le ayude aconstruir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.
Utilice todos los medios publicitarios a su alcance: telemarketing, Internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa...
Organice la agenda del evento de una maneraatractiva y clara.

Y días después del evento toca medir los resultados. Si los ha establecido de antemano, podrá valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifique cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos apalabrados...), mida cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a su evento, calcule el número de asistentes, etc. Guarde estos resultados paracomparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

Puntos básicos para preparar un evento. Planificar y organizar.
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre eldesarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.

Planificación.

Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con que medios contamos, audiencia prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un...