Como organizar un evento

Como organizar un evento
Planificación
1. Un buen equipo integrado por miembros con diferentes habilidades es una necesidad. Los integrantes del equipo pueden hacer de todo; desde preparar cronogramas y presupuestos hasta escribir invitaciones y posters. Pueden, además, hacer que las cosas se hagan.
2. Consiga voluntarios.
3. Prepare un presupuesto. Todos los posibles gastos, ingresos,auspiciados y gastos contingentes deberían incluirse.
4. Prepare un boceto de poster. El boceto debería incluir fecha tentativa, hora, lugar, invitado principal, nombre del evento y un tema o frase descriptiva.
5. Prepare a un boceto de programa de las actividades a desarrollarse en el evento.
6. Prepare un cronograma con plazos para cada actividad.
7. Asegúrese de que los miembros del equipo ysupervisores avancen al ritmo de los planes. La colaboración facilita mucho el trabajo.

Pase a la acción

1. Fije una fecha, lugar (invitado principal), Nombre del evento y frase secundaria.
2. Obtenga aprobación para su presupuesto, programa y etc. De los miembros del equipo y de los supervisores.
3. Una vez más, reúnase con los miembros del equipo y voluntarios para pensar en todos los problemas quepodrían surgir. Este también es el momento ideal para trazar un plan de acción.
4. Delegue trabajo a diferentes personas y deje que una persona experimentada coordine todas las actividades. Si se trata de un mega evento deje que diferentes personas coordinen diferentes actividades, bajo la supervisión de una persona. El líder del equipo debería ser una persona en la que todos los miembros confíen. .5. Asegúrese de actualizar cualquier sitio web conectado con el evento.
6. Reúna auspicios y cualquier otra fuente de dinero
7. Comercialice el evento. Prepare un folleto, saque avisos, informe a los medios, envíe emails, haga llamadas telefónicas y visite a posibles participantes o auspiciantes.
8. Es importante asegurarse de que se están tomando las medidas administrativas correspondientes. Lacontabilidad deficiente o la falta de correspondencia pueden crear problemas a cualquier evento.
9. Asegúrese de que el equipo no tenga problemas internos. Mantenga contacto con todos los líderes de equipo además de los miembros de equipo y voluntarios.
10. Reúna los objetos necesarios para el evento. Estos objetos podrían incluir medallas, juegos, souvenirs, premios o certificados.
11. Hagalos arreglos necesarios para fotos, videos, etc.
12. Haga los arreglos necesarios para la comida y bebida. Este también es buen momento para prepare lugares especiales como para discapacitados, etc. Controle si algunos de los participantes son vegetarianos.
13. Piense en las sillas, mesas, telones, micrófonos, parlantes, computadoras, proyectores, podios para instalar en el lugar.
14. Prepare unalista con todos los teléfonos, celulares, emails de todos los miembros del equipo. También haga otra lista para los VIP y proveedores de cualquier bien o servicio.
15. Visite el lugar con los miembros de su equipo, examine el lugar incluyendo estacionamiento, baños, exteriores, persona de contacto arreglos, entradas y salidas. Busque si en las inmediaciones hay lugares conde poder sacar fotocopias,hacer llamadas telefónicas, comprar cualquier cosa en caso de emergencia.
16. Dé instrucciones a su equipo sobre cómo manejar cada situación posible.
17. Asegúrese de que explica muy bien a todos cómo llegar al lugar y a qué hora.

Trabajo para hacer entre 24 y 36 hs antes del evento

1. Controle que se hayan enviado todas las invitaciones y que se hayan recibido las contestaciones. Haga unalista de invitados
2. Recuerde a los VIP de la realización del evento.
3. Controle si todas las actividades se están realizando según el cronograma.
4. Controle arreglos de viaje/planos/direcciones para los participantes.
5. Vaya al lugar y controle si están todas las cosas listas.
6. Obtenga, de las personas correspondientes, todo el dinero necesario para los gastos del evento.
7. Controle si...