Como Preparar Una Negociación

“C O M O P R E P A R A R U N A N E G O C I A C I Ó N”
La negociación es algo sumamente complejo e inestable, con más razón debemos prepararla cuidadosamente, al menos si queremos llevarla a cabo exitosamente. La preparación de la negociación es imprescindible, pero será más o menos completa y minuciosa según las circunstancias, y deberá incluir una adecuada preparación tanto física comopsicológica.
Preparación del ambiente físico.
El ambiente físico es muy importante en la conducta humana, mas aun lo es en el campo de la negociación, de tal forma que el proceso de la negociación necesita una buena preparación de dicho ambiente físico, que incluya el diseño de la sala, la distribución de las sillas o la forma de la mesa, etc.
El emplazamiento de la sala
La elección del lugaradecuado viene determinada en todo caso por los objetivos que se pretendan conseguir en la reunión: unas jornadas de reflexión o un curso de formación de alto nivel parece más conveniente que se celebren en un lugar aislado, mientras que una reunión implique una labor de toma de decisiones parece adecuado celebrarla en un hotel, con mayor o menor lujo según la envergadura de los objetivos.
Engeneral, se puede aconsejar que todas las reuniones que necesiten concentración para profundizar en los temas es conveniente realizarlas en locales fuera de la empresa, a no ser que la urgencia del tema lo impida.
El tamaño de la sala.
Vendrá determinado por el número de asistentes así como por las actividades que deben desarrollarse, de tal manera que haya una proporción adecuada y un espacioideal. La estrechez del espacio induce sentimientos de inhabitabilidad y da ganas, al menos no conscientes, de acabar pronto. Lo contrario impide la comunicación general y favorece la creación de grupos informales.
Además hay que añadir el espacio necesario para algún tipo de material como retroproyector, video, etc., que se precise para la reunión.
La mesa.
Existen algunas reglas generales sobrelas mesas y sobre las personas que se sentaran a su alrededor. Por ejemplo, las rectangulares y largas son apropiadas para los grupos organizados jerárquicamente. Si se acepta la etiqueta de las comidas, entonces el status es inversamente proporcional a la distancia entre el lugar donde se sienta la persona y el que está a la cabecera.
Los grupos no estructurados, con poca diferencia en estatusentre sus miembros, como es el caso de los equipos de trabajo, generalmente prefieren una mesa redonda. Por otra parte, una mesa triangular, por lógica, debería ser la preferida de un trío gerencial compuesto por miembros de rango casi idéntico, si no fuera por las objeciones de tipo estético.
El mobiliario y su disposición.
La disposición del mobiliario en el espacio suele ser un elementodecisivo. Así, unos cómodos divanes facilitan las relaciones informales del grupo, la distribución de las sillas determina las relaciones entre los miembros del grupo, etc. ahora bien, ¿deberían los negociadores, tanto en mesas redondas como rectangulares, separarse en dos grupos opuestos, o entremezclarse? Depende del tono y estilo de la negociación.
Dentro de un grupo orientado “hacia el acuerdo”, elperiodo de rotura del hielo lleva a una asignación informal de los asientos. Es puramente un asunto de azar el que uno se dirija al principio de la mesa, o que se siente junto a un miembro de su equipo o del equipo contrario. En cambio, en las situaciones en que el proceso negociador es más conflictivo, es natural que las partes se junten, probablemente en lados opuestos de la mesa.
“No solo laforma de la mesa es importante, sino también las medidas. Tiene que haber una distancia mínima del lugar donde se sientan unos individuos, o grupos, al lugar donde se sientan otros. Si las partes están sentadas demasiado cerca unas de otras, el ambiente se vuelve sofocante, y menos agradable. Si por otro lado, la distancia es excesiva, entonces las partes están alejadas y la discusión se vuelve...