como prepararlos informes gerenciales

Como preparar los informes gerenciales
COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES
Una buena comunicación es muy importante para los administradores por dos razones:
 La comunicación es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.
 La comunicación es la actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad detiempo.
En el momento en el que vivimos, la administración se torna cada vez mas difícil y sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de información y en especial, los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razón, lafunción de “elaborar informes gerenciales”, cobra especial importancia en la administración estratégica dentro de la organización.
Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes aspectos importantes.
 Calidad de la información.
Cuanto mas exacta sea la información contenida en los informes mejor será su calidad y los administradores podrá recurrir a ellos con masconfianza cuando tomen una decisión.
 Oportunidad.
Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en el tiempo indicado para la acción apropiada.
 Cantidad de información.
Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los informes cuenten con suficiente información, cuidando de no saturarlos de datos irrelevantes e inútiles,ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos, provocando decisiones equivocadas.
 Relevancia de la información.
La información contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan al usuario tomar decisiones en relación a los objetivos que se persiguen, incluyendo hechos importantes que puedan afectar la decisión o el curso de acción adoptado.
Para lapresentación de informes es importante considerar los siguientes puntos:
& Adaptar el informe al destinatario.
& Adaptar el informe al organigrama.
& Mantener la cantidad de informes al mínimo.
& Elaborar informes oportunos.
& Utilizar informes de acción.
& Incluir solo datos esenciales.
& Emitir informes con anticipación.
& Recalcar la responsabilidad.
& Estandarizar la presentación, los formatos, etc.
&Simplificar y clarificar.
& Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.
& Utilizar ayudas visuales.
& Controlar la distribución.
Enfoque
A medida que los organismos del gobierno, accionistas, acreedores y grupos de interés público reclaman mayor y mas detallada visibilidad de los negocios, los requerimientos de los informes son cada vez mayores, ya que deben contener todos los datos queproporcionen información clara y comprensible, que sirva para el propósito que fue creada y no desvirtué su fin ultimo, sea por el que fue solicitada o rendida, (la información).
Los informes van desde comunicados de prensa de los informes anuales, en el caso de empresas que coticen en la Bolsa de Valores; hasta las declaraciones de impuestos, análisis de variaciones de precios, posición de conrespecto a la competencia, entre otros.
Es importante mencionar que así como cada empresa, entidad o sistema de que se trate, difiere en operaciones, así mismo los informes que emite ya sea internos o externos serán de acuerdo a sus necesidades y considerando al destinatario y los fines que este persigue, sin obedecer a un modelo rígido.
Los informes como se menciona en la parte anterior, pueden ser:Internos
Externos
Informes externos:
 Informes fiscales: para enterar a los respectivos organismos de gobierno federal, estatal y municipal, de sus operaciones con el fin de cumplir con las disposiciones normativas al respecto.
 Informes reglamentarios: para los organismos del gobierno que controlan aspectos específicos de los negocios. Por ejemplo: Una empresa dedicada a la elaboración y...