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Concepto de archivo o fichero.

Un Fichero es un conjunto de información almacenado en los periféricos de memoria masiva de datos y que es tratado como una unidad por el sistema operativo. Cada fichero tiene un nombre que indica su dirección (unidad, directorio, subdirectorio, nombre y extensión) y una serie de datos asociados (nombre, tamaño, fecha y hora de creación y actualización, tipo deprotección de seguridad (lectura, sistema, oculto, modificado) y un indicador de borrado.
Los archivos en esencia se componen de caracteres (bytes) y dependiendo del tipo de archivo que sea y del programa que lo lea adquirirá un significado diferente (texto, bases de datos, sonido, imagen, ejecutables, etc.)


Concepto de base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos debidamenteorganizados y relacionados con un tema.
Las bases datos pueden estar compuestas por una o más tablas o archivos que guardan relación entre si. Así por ejemplo en la base de datos de una biblioteca habrá una tabla que contendrá información relativa a los libros, y otra por ejemplo que hará referencia a los préstamos, etc.
Las tablas se dividen en registros que corresponderían a las filas de unatabla, y campos que serían las columnas. El conjunto de los distintos campos forman un registro y el conjunto de los distintos registros forman un fichero.
Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

En Access hay una serie de herramientas u objetos quefacilitan enormemente el tratamiento de la información:

Las Consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.

Los Formularios permiten visualizar, introducir y modificar datos mediante unas pantallas diseñadas por el usuario, con o sin ayuda del asistente.

Los Informes se utilizan para presentarla información de forma estructurada bien por pantalla o por impresora.



Tipos de registros y archivos.

Debemos distinguir dos conceptos cuando hablamos de registro:

- Registro lógico.

- Registro físico.

Registro lógico. Es una pequeña unidad de información que almacena información de un mismo elemento (persona, objeto, etc.). Los registros pueden a su vez dividirse en uno omás campos. Normalmente cada campo almacena un dato (calle, estatura, edad, DNI, etc.). Un registro lógico debe tener definido el orden, la longitud (número de caracteres) y el tipo (numérico, alfabético o alfanumérico) de cada campo.

Los registros lógicos pueden ser de longitud fija, cuando el número de caracteres de cada campo es fijo, o variable en caso contrario.

Registro físico. Es launidad de información que se transfiere desde un soporte de almacenamiento a otro mediante una sola operación de entrada o salida. Por ejemplo desde la memoria principal a disco o viceversa. El tamaño del registro físico depende de cada dispositivo y no tiene por qué guardar relación alguna con los registros lógicos. Es decir, su longitud puede ser mayor, igual o menor que la de un registrológico.

A los archivos con información de entrada en un proceso, se les llama archivos de entrada; a los que contienen los resultados, archivos de salida; y a los creados por el sistema mientras dura el proceso, archivos temporales. También existen archivos backup o copias de seguridad que se deben obtener periódicamente de aquellos archivos con información importante (algunos programas los creanautomáticamente).

Operaciones sobre los archivos y registros.

Son varias las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo con el fin de crearlos o modificarlos:

Crear un archivo. Donde se definen los registros y los campos.

Añadir registros. Ej: cuando compramos un nuevo libro para nuestra biblioteca, le abrimos una nueva ficha.

Borrar registros. Eliminamos el registro....