COMPETENCIA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE REUNIONES

COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE REUNIONES


No hay elemento alguno en el mundo de las empresas tan necesario para el logro de los objetivos de una compañía como la eficaz comunicación dentro de la misma. Ninguna empresa tiene probabilidades de éxito si las personas implicadas no comprenden claramente qué se supone que deben realizar y cómo habrán de llevarlo a cabo.
En un sentido real,es la comunicación el elemento que enciende las luces de la compañía para que todos los participantes en el esfuerzo puedan ver claramente los objetivos y darse cuenta de su papel y responsabilidad en la empresa.
La falta de comunicación solo puede traducirse en confusión y mala administración, mientras que la buena comunicación produce comprensión, aclara la confusión, la incertidumbre; ademáspermite que las ideas se conviertan en realidad y los planes en acción. Del mismo modo, las juntas en las empresas, apropiadamente planeadas y celebradas, es un vehículo vital en el logro de una comunicación eficaz.
Es en este importante foro donde pueden reunirse todos los elementos que son necesarios para una empresa exitosa, ya que durante las juntas:
Los objetivos pueden plantearse, ponerse enejecución y evaluarse.
Los papeles y responsabilidades pueden definirse claramente,
Las ideas pueden cambiarse, las necesidades identificarse o los problemas señalarse con precisión.
El personal puede capacitarse, las capacidades medirse y los líderes en potencia descubrirse.
Las actitudes pueden modificarse o desarrollarse.
Se puede realizar una planeación inteligente para la toma de decisiones.Y así, un sinfín de actividades útiles.
A pesar de la mala fama de las juntas en las empresas, éstas continúan siendo un instrumento básico de comunicación. Las juntas en las empresas no necesitan ser un misterio ni una rutina, pero serán tan buenas o malas como lo permitan quienes planean o las llevan a cabo.

CUÁNDO CONVOCAR A JUNTA

Se debe de convocar a junta cuando se tenga uno o más de lossiguientes objetivos:

1- Para recibir informes de los participantes.
2- Para obtener la opinión de un grupo que sirva como base de una decisión.
3- Para descubrir, analizar y resolver un problema.
4- Para obtener la aceptabilidad de una idea, programa o decisión.
5- Para lograr un objetivo de capacitación.
6- Para conciliar opiniones conflictivas.
7- Para suministrar información esencial parala dirección del trabajo o para el alivio de inseguridades y tensiones.
8- Para asegurar una comprensión igual de las políticas, métodos o decisiones de la compañía.
9- Para obtener reacciones inmediatas iguales cuando es importante una respuesta rápida a un problema.
10- Para tener una justificación para tratar un asunto destacado.
En una palabra, se puede citar a junta cuando hay un finadministrativo específico, definible de lograr. En cierto modo, se espera que los resultados de la junta especifiquen el tiempo y el logro de participación.
Una junta de empresa debe ser un instrumento de la administración, pero nunca una sustitución de la misma. Además, recuerde que una de las continuas responsabilidades de un líder es el desarrollo de futuros líderes: por lo tanto, la sala de juntas debeser su más importante campo de capacitación.

CUÁNDO NO CITAR A JUNTA

1- Cuando otros medios de comunicación (teléfono, telegrama, carta, memorándum, etc.) producen los resultados deseados.
2- Cuando no hay suficiente tiempo ara que los participantes o en conductor de la junta se preparen adecuadamente.
3- Se que a veces no están disponibles uno o más de los participantes básicos.
4- Cuando nosea probable que la junta produzca resultados satisfactorios.
5- Cuando los resultados que se esperan no justifican lo que cuesta celebrar la junta.


PLANEACIÓN DE LA JUNTA.

Una forma práctica de llevar a cabo la planeación de una junta es siguiendo el proceso que a continuación se presenta:
a) Lo primero que debe de tener bien claro y debe ponerlo por escrito es el propósito de la junta.
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