Componentes de contabilidad

COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD DIARIO CONTABLE COMPROBANTES LIBROS DE CAJA Y BANCO LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS EXTRACTOS DE LA GUÍA PARA LA CONTABILIDAD DE PROYECTOS DE LA GTZ Y MANUAL DE CONTROL INTERNO

Agencia de la GTZ Managua, Nicaragua.

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COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD - GTZ

1. 2. 3. 4.

Diario contable Comprobantes Liquidación de viáticos Libros de Caja y Banco

1. Diariocontable: El diario contable es la lista cronológica de todas las transacciones efectuadas por medio de egresos, ingresos, pagos pendientes, deudas y costos. Un diario puede abarcar períodos mensuales y en algunos casos trimestrales. El registro de todas las transacciones se realiza en la Agencia de la GTZ, previa presentación de la documentación contable por parte de los proyectos.

2. Comprobantes:El comprobante constituye el respaldo de las transacciones efectuadas. Comprobantes son: facturas, recibos, comprobantes propios y comprobantes de corrección. Cada comprobante solamente debe ser presentado en original. Cada comprobante debe ser lo suficientemente claro para que pueda ser comprendido por un tercero versado. Los datos del comprobante deben ser completos y correctos. En caso de queel contenido del comprobante no sea lo suficientemente explícito, éste deberá ser aclarado mediante anotación por escrito de la persona responsable de su preparación previa al registro en el diario. Las anotaciones correpondientes y los datos del comprobante deberán estar escritos con tinta. No se permiten anotaciones en lápiz.

2.1 Prepraración del comprobante: Si el comprobante es mas pequeñoque una hoja tamaño carta, éste deberá ser pegado al centro de una hoja (puede ser papel de desecho con una cara en blanco). Cada comprobante debe de estar firmado por la persona que realiza la transacción. En cada comprobante deberá ser estampado un sello de „cancelado“ o „pagado“ para que éste sea invalidado y se eviten duplicaciones.

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Adicional a los sellos antes mencionados, elcomprobante deberá llevar el sello de „verificación de contenido“ con los datos correspondientes y la firma del AP ó de la persona designada por éste, antes de ser presentados a la Agencia para su contabilización. Este sello deberá ser estampado de forma que no oculte su contenido pero que lo invalide aunque sea en una esquina del comprobante. Cada comprobante deberá ser ingresado en el Libro de Caja óen el Libro de Banco y para tal fin deberá dársele un número de registro correlativo y el cual deberá estar anotado en la parte superior izquierda de cada comprobante. 2.2 Comprobantes colectivos: Comprobantes colectivos se denomina a la agrupación de comprobantes en un mismo asiento contable. Para poder agrupar comprobantes de costos, éstos deben ser de un tipo absolutamente idéntico. No es unanorma, pero simplifica el trabajo. La agrupación de comprobantes no se premite en los siguientes casos: Cuentas diferentes Números de referencia distintos Meses diferentes Atenciones a huéspedes, obsequios a huéspedes Bienes del activo fijo Costos de combustible para vehículos diferentes Comprobantes cuyo monto en conjunto sean superior a 1.000 Marcos Alemanes (excepto comprobantes de salarios).Para los Comprobantes colectivos se debe de tener en cuenta: Clasificación cronológica de los sub-comprobantes Cinta de adición en el mismo orden Observación de „pagado“ en cada comprobante Subnumerar cada uno de los comprobantes que lo integran.

3. Liquidación de Viáticos:

Los cálculos para liquidar gastos de viaje deben de efectuarse a través de la Agencia. Solamente en casos excepcionales(p.ej.: en zonas rurales) éstos podrán ser calculados por la persona responsable de estas oficinas utilizando para ello la tabla convenida. Para las todas las zonas y todos los empleados (AP, EE y OK) el cálculo se deberá hacer de forma tal que éste no sea superior al de la tabla estipulada por GTZ. Para cada cálculo deberá utilizarse el formato de la GTZ, el cual deberá presentarse firmado por...