COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTI N DOCUMENTAL

COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y Organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta Su destino final, con el objeto
de facilitar suutilización y conservación”.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan
las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de
los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los
siguientes objetivos:
pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos
decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y
colectivos.
administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatospara la
producción documental.
medio ambiente.
ón en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la
correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
ir de la
noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,conservación de la información y
disposición final de los documentos.

tiles para la administración e
importantes para la cultura.

CONSIDERACIONES BÁSICAS

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en
aspectos como la transparencia, lasimplificación de trámites y la eficiencia de la administración.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como
la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los
recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en laLey 594 de 2000 y en la
teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el
principio de procedencia y el principio de orden original.

DIANA MARÍA TRIANA MEJÍA
Programa Comercio y servicios
SENA - CLEM

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestiónde documentos dentro
del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes
procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en lasunidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos.
ACTIVIDADES
PRODUCCIÓNDOCUMENTAL
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
ACTIVIDADES
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
RECEPCIÓN DE...