Compra De Materia Prima

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Compra de materias primas e insumos

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Workflow Processes

- Compra de materias primas e insumos
El proceso de compras de materia prima e insumos se inicia cuando el instructor de la actividad productiva descubre la carencia o insuficiencia de materiales y la necesidad de adquirirlos. Selecciona del registrode proveedores que constituyen una oferta, igualmente, el instructor según su criterio podrá buscar proveedores que no se encuentren en dicho registro, siempre y cuando éstos cumplan con los requisitos mínimos. De acuerdo a los requerimientos de materiales, el instructor pide a los proveedores seleccionados cotizaciones sobre éstos, las cuales deben enviarlas a la División de Fomento vía fax ocorreo electrónico, para poder adjuntarlas a la solicitud de compras de materia prima e insumo. El instructor revisa las cotizaciones de cada material una vez las recibe y aprueba las que se encuentren bien. Aquellas que no se encuentren conformes a lo que se pidió, son rechazadas y pide nuevamente cotización a dichos proveedores. A continuación ésta misma persona diligencia una solicitud de comprapor escrito, adjuntando mínimo tres de las cotizaciones de los proveedores para poder entregarlas a la secretaría de la subdirección administrativa y financiera, quien verifica la conformidad de los requerimientos establecidos por ésta subdirección (mínimo tres cotizaciones, fecha vigente de entrega y firma del instructor de la actividad productiva), y si cumple con éstos se la entrega alsubdirector, en caso contrario el instructor deberá corregir el error y volverla a entregar. Una vez que el subdirector recibe la solicitud y las cotizaciones, evalúa su viabilidad revisando en la cuenta correspondiente si existen fondos suficientes para la adquisición, si no hay dinero en la subcuenta el proceso se interrumpe hasta que haya disponibilidad de dinero. Si hay disponibilidad de fondos ycoherencia en los requerimientos, la solicitud es aprobada y se debe emitir un certificado de disponibilidad presupuestal y esperar a que se realice la junta de compras. El fin de la reunión es analizar las cotizaciones presentadas por los diferentes proveedores y seleccionar el proveedor. Los integrantes de la junta firman un acta, la cual es realizada por la secretaría de la subdirecciónadministrativa y financiera y consigna todas las decisiones tomadas. Al terminar la junta, el subdirector administrativo y financiero emite la orden de compra que debe estar firmada por él, para ser enviada simultáneamente a: . Proveedor(es) seleccionado(s): se le envía la orden de compra vía fax y se contacta telefónicamente para establecer la fecha estimada de entrega de los materiales. La informaciónsuministrada por el proveedor respecto a la fecha y hora estimada de entrega debe ser

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consignada en la planilla de seguimiento al proveedor, que debe ser entregada al final de cada día al almacenista. . Almacenista: recibe la copia de la orden de compra y la planilla de seguimiento al proveedor y espera que llegue la materia prima según los registros de la planilla. Una vezla materia prima y/o insumo(s) llegan al almacén según la fecha estimada, el almacenista verifica las especificaciones de la mercancía según la copia de orden de compra y la planilla entregada por la subdirección. El proveedor debe entregar la factura original al almacenista, quien a continuación realiza la orden de ingreso al almacén o ALTA, el documento que es enviado a contabilidad junto con lafactura y la orden de compra para que registre la cuenta por pagar a proveedores según la orden de compra y el valor monetario de la materia prima y/o insumos entregados según el ALTA. En caso que los materiales no lleguen a destino el día registrado en la planilla de seguimiento al proveedor, el almacenista debe contactar telefónicamente al proveedor para preguntar el motivo del incumplimiento...