COMPRAS UNAM

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

UNIVERSIDAD AUTONOMA U.A.M.

INTRODUCCION

En el departamento de Compras y Almacén esperamos que este manual sirva
como medio de orientación
tanto al personal que labora en estas
dependencias, como al personal que ingresa por primera vez a la UAM y así
optimizar los recursos humanos con el objeto de obtener el máximo beneficio
para la realización del asadquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos
de la Empresa

OBJETIVO:
Definir los procedimientos, establecer normas y responsabilidades para la
adquisición de elementos devolutivos (activos fijos – bienes muebles) y
elementos de consumo que se adquieran para la Universidad Autónoma de
Manizales y el envío de facturas y/o cuentas al Departamento de Contabilidad.

ESTRUCTURA ORGANICA DELAREA DE COMPRAS Y ALMACEN:
Esta área esta conformada por cuatro (4) personas (en el momento) así:
Un auxiliar de contabilidad que a su vez apoya la oficina de Compras y
Almacén, un Auxiliar de Inventarios, un Jefe de Almacén y un jefe de Compras.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Las áreas responsables según anexo elaboran la requisición de compra, la cual
debe estar previamente confrontada con elpresupuesto del área. Debe ir
firmada por el responsable del área.

Compras:
- Se recibe la requisición, si posee presupuesto y los espacios requeridos
son debidamente diligenciados continua el proceso a almacén
- Si no, se niega la solicitud de material o servicio con la nota aclaratoria
del porque del rechazo. (En casos especiales se consulta con la
Dirección Administrativa y Financierasobre la posibilidad de realizar
apropiación de presupuesto.
Si no es aprobado por ninguna de estas áreas igualmente se devuelve con la
observación respectiva.

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Una vez aprobada la requisición pasa a almacén
Almacén revisa stock de inventarios, si existe lo
entrega; sino realiza la solicitud de compra.
La solicitud de compra pasa a compras quien realiza
lacotización con base en lass políticas establecidas
en la UAM
Una vez seleccionadas la s cotizaciones se pasa a
elaborar orden de compra
La orden de compra es enviada al proveedor para
hacer efectivo el despacho de la mercancía
Seguimiento de la orden de compra hasta su llegada
a almacén.
Una vez llegada la mercancía y la factura a almacén,
ingresa la factura al sistema cambiando el estado de
laorden de compra y la pone como atendida parcial o
totalmente

Políticas:
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toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida
por la oficina de compras, de lo contrario la universidad no se hace
responsable del pago. Ninguna otra persona o área esta autorizada para
realizar compras.
la requisición debe efectuarse por parte del área responsable del proyecto,en caso de involucrarse otra área deberá ir firmada por ambas áreas pero
cargada al responsable del proyecto
compras debe gestionar la aprobación de las siguientes áreas dependiendo
del tipo de compra así:
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Todo lo relacionado con tecnología: coordinador de
tecnología
Todo lo relacionado con obras de planeación y
adecuaciones físicas: coordinadora de planeacionfísica
Compras ESPECIALES relacionadas con la
academia: dirección académica
Compras ESPECIALES relacionadas con el área
administrativa: dirección administrativa
Compras Mercadeo (Publicidad radia, escrita etc
Coordinador de Mercadeo

las requisiciones de elementos y materiales de consumo frecuente, par el
normal desempeño de las actividades ( ferretería, cafetería, aseo y
materialesespeciales de cada área) deberán hacerse los primeros 5 días
de cada mes. La papelería se debe solicitar del 15 a 20 de cada mes para
ser entregada los primeros días del mes.
no podrán incluirse en una misma requisición elementos de consumo con
muebles y equipos
solamente el almacena esta autorizado para recibir los pedidos y las
facturas respectivas. En caso de que la mercancía sea entregada en...