Compras y abastecimientos

COMPRAS. Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado.

Objetivos:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento.
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en loadecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
5. Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Las compras son importantes por las siguientes razones:
1. No es posible hacer ventas apropiadas amenos que los materiales empleados en la fabricación se adquieran en un costo final proporcional al que obtienen los competidores.
2. La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la inversión. El Departamento de Compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados cuando se necesiten en las cantidades adecuadas para la producción o venta, yhacer las entregas a tiempo. A su vez, no debe aumentar las inversiones más allá del inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable.
3. Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en general, Compras puede dar un servicio de valor para aconsejar a la empresa sobre:
• Nuevos materiales que pueden usarsecon ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento.
• Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.
• Variaciones en las tendencias, ya sea en precio o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.
• Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.

Compras nacionales
Escuando Compras adquiere bienes o servicios en el país.

Objetivo. Establecer los compromisos, relaciones e intercambios de información del departamento de Compras para los requirentes y de éstos para el departamento de Compras.

Política. Es responsabilidad exclusiva del departamento de Compras, proporcionar al requirente los materiales que solicite en las mejores condiciones, con la calidadapropiada, a buen costo y con las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado, de igual manera mantener informado al requirente sobre posibles desviaciones que puedan tener las condiciones antes mencionadas.

Procedimiento.
Requirente. Solicita al departamento de Compras cualquier material que necesite. Si el material requerido es de emergencia, el requirente deberá indicaren la requisición la causa de dicha emergencia. El plazo que el requirente solicite para la entrega del material, deberá ser el que realmente necesite.

Departamento de Compras. Deberá mantener informado por escrito al requirente del avance de sus requisiciones y de cualquier desviación que se pudiera presentar en su curso, dando oportunidad de ofrecer la máxima anticipación posible, para queel requirente pueda tomar las acciones preventivas correspondientes.
Una vez colocado el pedido para cualquier tipo de requisición y establecido el tiempo compromiso de entrega, Compras realizará el seguimiento de las órdenes para asegurarse que la entrega será dentro del tiempo convenido.

Departamento de Recibo. El acuse de recibo deberá ser elaborado el mismo día en que se haya realizado laentrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de Compras, para que éste pueda detectar cualquier desviación.

Departamento de Compras. Cuando la entrega se haya realizado completa y correctamente, el departamento de Compras cerrará el registro del pedido y dará por terminada la activación.
Cuando no se haya realizado en la fecha o sea errónea o incompleta, el...