Compras y aprovisionamientos

Compras y aprovisionamientos, nuevos retos en la gestión del abastecimiento
Colombia - Enero de 2014
Santiago Alzate
El abastecimiento se ha convertido no solamente en uno de los componentes más importantes de la cadena de valor, sino también en una de las principales fuentes de competitividad para empresas y organizaciones.
Situados en el área de la Cadena de Suministro, las actividades decompras y aprovisionamiento forman parte de los procesos diarios que no solo las empresas productivas deben realizar, sino también empresas que deriven su actividad económica de la prestación de servicios.  En escenarios de alta competitividad, saber comprar constituye una de las pocas fuentes de ventaja competitiva aprovechable en mercados cambiantes y turbulentos. Durante mucho tiempo, las empresasdescuidaron esta función logística y los procesos que la componen. La visión clásica le daba relevancia a los aparatos comerciales, lo que transformó en una prioridad la formación de los vendedores, confinando a los compradores a ser “solicitantes de cotizaciones”, casi en exclusividad, limitando sus funciones y eliminando la posibilidad de generar un impacto positivo para la organización.  En laactualidad, la Función del Abastecimiento ha sido revalorizada, entendiendo que la misma es estratégica para las organizaciones, pues se desarrolla en un nivel de inestabilidad que obliga a una alta especialización, con profesionales cuidadosamente formados en conocimientos teórico-prácticos de una gran profundidad.
Necesitamos dar el próximo paso, en cuanto a provisión estratégica se refiere,aunque se han aplicado una gran cantidad de herramientas nuevas, todavía tenemos camino por recorrer, modelos por aplicar y definiciones por ampliar. Empecemos por algunas que nos pueden aportar en la gestión gerencial de este renglón. En primer lugar, veamos una diferenciación conceptual importante con respecto a las dos palabras que nos interesan: las compras y el aprovisionamiento. Hasta hoy sehabían usado como sinónimos, pero, en realidad, la suma de las dos conforma los procesos y actividades del Abastecimiento. Podemos verlo de forma matemática mediante la siguiente ecuación: Abastecimiento = Compras + Aprovisionamiento.
Cuando realizamos  la función de “comprar”,  estamos respondiendo estrictamente a las preguntas ¿Qué? y ¿Con quién?. Cuando hablamos de la función estrictade “aprovisionamiento”, respondemos a las  preguntas ¿Cuándo? ¿Cómo? y ¿Dónde? (entre otras).  Las dos funciones o actividades deben estar perfectamente diferenciadas, en cuanto a la caracterización o definición de los cargos asignados a quienes  trabajan en el área de la Cadena de Suministro, y en la programación de las actividades, cambiando la definición de los procedimientos o,  inclusive, diferenciando  laestructura mental en la forma de gestionar su trabajo. Su aplicación rigurosa permitirá diferenciar y aplicar estratégicamente las tareas y herramientas en las áreas de abastecimiento. Siendo más específicos, en compras, la palabra “qué” nos  lleva a ubicar este cuestionamiento en qué material, qué referencia, qué producto, bien o servicio, qué proveedor utilizar y su relación con lo que debemoscomprar. Es importante encontrar la fuente. Por ejemplo, uno de los grandes problemas en este segmento del abastecimiento está relacionado con las compras de repuestos o bienes para mantenimientos, ya sean preventivos o correctivos, porque no se especifica el “qué” debemos comprar.  Cuando aparece la necesidad, que por lo general no se ha establecido con suficiente rigurosidad, se presentan brechas entre los equipos de mantenimiento y compras, donde los primeros, al requerir el producto con urgencia, cuestionan las demoras de los segundos. Para el equipo de mantenimiento, los de compras no conocen lo que deben abastecer, mientras compras crucifica al área de mantenimiento por no planear, ni  anticipar, apoyándose en el ERP que puede arrojar información sobre las horas de uso vs. el...