Compras y cuentas a pagar

Compras y Cuentas a Pagar

❖ Objetivos

Este sistema tiene a su cargo la gestión de abastecimiento de los recursos necesarios para el funcionamiento de la empresa (excepto el personal), incluyendo la administración de las cuentas a pagar, y los pagos a los proveedores.
Con el objetivo de aprovechar al máximo las posibilidades que tienen las computadoras, una buena aplicación deCompras y Cuentas a Pagar podría llevarse a cabo considerando:
a) La emisión de la documentación necesaria para dar cuerpo a las distintas operaciones.
b) Integración entre sus módulos de forma tal que:
b1) evitar la reiteración de la carga de datos en las distintas etapas del proceso, como – por ejemplo – aquellas en que:
➢ El usuario o el sector Almacenes detectan lanecesidad de compra;
➢ El sector Compras se encarga de solicitar cotizaciones a distintos proveedores;
➢ El mismo sector adjudica la compra a un proveedor y emite la correspondiente Orden de Compra;
➢ El proveedor entrega la mercadería, y el sector receptor emite el Informe de Recepción;
➢ El envío sufre controles de calidad, y luego de superarlos esingresado a stock;

fundamentalmente en lo referente a las cantidades, códigos de artículos, nombre de proveedores y particularidades de la compra que, de no ser así, deberían reingresarse etapa tras etapa.

b2) lograr la actualización automática de los registros (cuentas corrientes y documentadas, stock) que se ven afectados por las diferentes operaciones, y el almacenamiento de lastransacciones con el objeto de generar los subdiarios correspondientes, el respectivo asiento resumen para el libro Diario, y otros informes.

❖ Aspectos importantes a tener en cuenta

El sistema debe considerar los siguientes aspectos:

✓ Que se admitan tanto operaciones en moneda nacional como extranjera.

✓ Que las Órdenes de Compra que se generen puedan incluiradicionales (tales como fletes e impuestos diversos) cotizados por el proveedor en forma separada, domicilios de recepción diversos (depósitos regionales o de distintas plantas de la empresa).

✓ Que juntamente con la captura de datos del Informe de Recepción, Remito del proveedor o Factura (según el caso), el control de cumplimiento de la Orden de Compra se realice en forma automática.

❖Emisión de Documentos

Primordialmente, los Pedidos de Cotización, las Órdenes de Compra y los Informes de Recepción, aunque se desearía la posibilidad de generar también las Solicitudes de Compra de los usuarios y los Pedidos de Reaprovisionamiento del sector Almacenes.

❖ Archivos

El sistema empleará –entre otros– una serie de archivos a saber:

➢ Maestro de Proveedores;➢ Solicitudes de Compra y pedidos pendientes de cumplimiento;
➢ Saldos en cuenta corriente y documentada;
➢ Estadística de últimas compras;
➢ Etc.

Adicionalmente se consultarán y/o actualizarán (según el caso) los archivos de artículos y de existencias que giran bajo la órbita del Sistema de Stocks.

❖ Módulos Adicionales

Tal como sucede en el caso de Ventas yCuenta a Cobrar, muchos sistemas de Compras y Cuentas a Pagar disponen de módulos adicionales optativos para administrar Documentos a Pagar.
Siendo así, en caso de cancelarse una deuda en cuenta corriente con documentos, el sistema realiza automáticamente tanto la baja de la deuda en cuenta corriente como el alta del documento entregado.

❖ Estructura del Sistema

Algunos sistemas delmercado nacional separan las compras de las cuentas corrientes con proveedores en respectivos sistemas. Otros proveedores de software los agrupan en subsistemas o módulos que en sus versiones completas pueden comprender:

✓ Administración de proveedores y de los precios de las últimas compras;

✓ Administración de solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento pendientes de...